Betriebsprüfung: Alles Wichtige zur steuerlichen Außenprüfung durch das Finanzamt

Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es und wer führt sie durch?

Nicht jede Steuerprüfung ist gleich – es gibt verschiedene Arten von Prüfungen, die sich in Anlass, Umfang und Prüfer unterscheiden. Im Folgenden ein Überblick der gängigsten Betriebsprüfungs-Arten und wer sie durchführt:

• Regelmäßige Außenprüfung (Betriebsprüfung): Dies ist die klassische umfassende Betriebsprüfung, bei der ein speziell bestellter Betriebsprüfer des Finanzamts die Geschäftsunterlagen eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum prüft. Sie wird von der Finanzbehörde (Betriebsprüfungsstelle des Finanzamts) durchgeführt und umfasst meist mehrere Steuerarten und Jahre. Typischerweise richtet sich die Außenprüfung an Unternehmen (vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen). Bei größeren Unternehmen gibt es eigene Prüfungsstellen (z.B. Großbetriebsprüfung). Bei der Außenprüfung geht es um eine routinemäßige Kontrolle, ob die Buchführung ordnungsgemäß erfolgt ist und alle Steuern korrekt berechnet und abgeführt wurden. Der Prüfungszeitraum beträgt häufig drei zusammenhängende Veranlagungsjahre, kann bei Auffälligkeiten aber ausgeweitet werden.
• Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Diese Prüfung ist auf die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ausgerichtet und Sie wird vom Finanzamt oft wenn Unstimmigkeiten bei Voranmeldungen auftreten oder z.B. eine hohe Steuererstattung beantragt wurde, angeordnet. Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden von speziell dafür zuständigen Prüfern (USt-Sonderprüfer) durchgeführt und können auch zwischen den regelmäßigen Außenprüfungen stattfinden. Sie konzentrieren sich auf einen kürzeren Zeitraum oder einzelne Sachverhalte im Bereich der Umsatzsteuer und sind in der Regel schneller abgeschlossen als eine umfassende Betriebsprüfung.
• Lohnsteuer-Außenprüfung: Ähnlich zur USt-Sonderprüfung gibt es für die Lohnsteuer eigene Prüfungen. Hier kontrolliert das Finanzamt, ob ein Arbeitgeber die Lohnsteuer korrekt einbehält und abführt. Lohnsteuerprüfungen betreffen Unternehmen mit Angestellten und werden meist regelmäßig in mehrjährigen Abständen von Lohnsteuer-Prüfern (oft bei den Finanzämtern oder speziellen Prüfungsstellen angesiedelt) durchgeführt. Dabei werden Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen, sozialversicherungsrelevante Meldungen etc. geprüft.
• Steuerliche Nachschau: Eine Nachschau ist eine unangekündigte kurzfristige Prüfung vor Ort, die sich auf einen bestimmten Bereich konzentriert. Es gibt insbesondere die Kassennachschau (§ 146b AO) und die Umsatzsteuer-Nachschau ( 27b UStG) sowie eine Lohnsteuer-Nachschau (§ 42g EStG). Diese Nachschau-Arten erlauben es den Finanzbeamten, während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung das Unternehmen zu betreten und z.B. die Kassenführung oder Umsatzsteueraufzeichnungen zu überprüfen. Nachschauen dienen einer schnellen Sachverhaltsaufklärung und finden häufig anlassbezogen statt (z.B. bei Verdacht auf Kassenmanipulation oder bei Neugründungen mit hohen Vorsteuer-Erstattungen). Wenn bei einer Nachschau Unregelmäßigkeiten auftauchen, kann der Prüfer unmittelbar in eine umfassende Außenprüfung übergehen.
• Sonderfall Steuerfahndung: Keine eigentliche Betriebsprüfung, aber zu erwähnen ist die Tätigkeit der Steuerfahndung. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann die Steuerfahndung Hausdurchsuchungen und Beschlagnahmungen durchführen. Diese Maßnahmen sind nicht routinemäßig, sondern strafrechtlich motiviert. Sie unterscheiden sich stark von der gewöhnlichen Betriebsprüfung: Die Steuerfahnder kommen unangekündigt mit richterlichem Durchsuchungsbeschluss, oft früh morgens, und beschlagnahmen Beweismaterial. Für den normalen Unternehmer ist wichtig zu wissen, dass eine Außenprüfung sich im Ton und Ablauf deutlich von einer Steuerfahndungsmaßnahme unterscheidet – letzteres tritt nur in gravierenden Verdachtsfällen ein.
• Betriebsprüfung bei Privatpersonen: Auch Privatleute können unter bestimmten Umständen einer Steuerprüfung unterzogen werden, obwohl der Begriff Betriebsprüfung hier eigentlich nicht passt. Umgangssprachlich spricht man dann von einer Steuerprüfung bei Privatpersonen. Seit einer Gesetzesänderung 2010 (Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz) können Finanzämter gezielt Außenprüfungen bei Gutverdienern durchführen – konkret bei Steuerpflichtigen mit mehr als 500.000 € Jahreseinkommen. In solchen Fällen kommt ein Betriebsprüfer und prüft private Einkünfte, z.B. Mieteinnahmen, Kapitalerträge oder hohe Werbungskosten. Eine besondere Begründung braucht es dann nicht; das hohe Einkommen genügt als Anlass. Zudem ist eine Prüfung bei Privatpersonen möglich, wenn ein begründeter Verdacht auf Steuerhinterziehung vorliegt (ggf. verbunden mit einer Hausdurchsuchung durch die Steuerfahndung). Diese Einkommensteuer-Außenprüfungen bei Privatpersonen werden ebenfalls von Finanzbeamten durchgeführt und ähneln im Ablauf einer Betriebsprüfung, wobei der Prüfer nur Zugriff auf steuerrelevante Daten hat (private Daten sind tabu).

Wer führt die Prüfungen durch? In allen genannten Fällen sind es Finanzbeamte bzw. Bedienstete der Finanzverwaltung, die als Betriebsprüfer auftreten. Bei der klassischen Betriebsprüfung ist es ein Betriebsprüfer der Betriebsprüfungsstelle des Finanzamts. Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Sonderprüfungen werden von darauf spezialisierten Prüfern der Finanzverwaltung durchgeführt. Die Kassennachschau und Nachschauen erledigen ebenfalls Steuerbeamte (oft vom Fahndungs- oder Prüfungsdienst). Die Steuerfahndung wiederum wird von speziell ausgebildeten Steuerfahndern (mit Polizeibefugnissen) vorgenommen. Als Unternehmer hat man in der Regel mit dem Prüfer direkt zu tun, der sich ausweist und dann die Prüfungshandlungen vornimmt. Es ist hilfreich zu wissen, mit welcher Art von Prüfer man es zu tun hat – so kann man sich auf deren Fragen besser einstellen.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Der Ablauf einer Betriebsprüfung folgt einem weitgehend standardisierten Muster, das jedoch je nach Betriebsgröße und Prüfungsart etwas variieren kann. Im Kern gliedert sich die Betriebsprüfung in drei Phasen: Vorbereitung/Ankündigung, Durchführung vor Ort und Abschluss der Prüfung.

1. Ankündigung und Prüfungsanordnung: In der Regel erhält der Steuerpflichtige vorab eine schriftliche Prüfungsanordnung vom Finanzamt. Darin stehen der Beginntermin der Prüfung, der Prüfungszeitraum (meist die zu prüfenden Steuerjahre) und welche Steuerarten umfasst sind. Die Ankündigungsfrist beträgt üblicherweise mindestens 2 Wochen (14 Tage), damit man sich vorbereiten kann. Größere Prüfungen werden teils Monate vorher angekündigt, während bei kleineren Unternehmen oft die gesetzliche Mindestfrist eingehalten wird. In der Prüfungsanordnung sind auch der Name des Prüfers und Hinweise auf die gesetzlichen Grundlagen (z.B. §§ 193 ff. AO) enthalten. Tipp: Prüfen Sie diese Anordnung sorgfältig auf Korrektheit (Stimmt der Zeitraum? Ist Ihr Unternehmen korrekt bezeichnet? etc.). Falls der vorgeschlagene Termin sehr ungünstig ist (etwa weil Ihr Steuerberater im Urlaub ist oder ein wichtiger Betriebsablauf tangiert wird), kann man diplomatisch um Verschiebung bitten. Ein formloser Antrag auf Terminverlegung beim Finanzamt mit Begründung ist möglich – oftmals lässt sich der Prüfungsbeginn einvernehmlich verschieben, wenn sachliche Gründe vorliegen.
2. Vorbereitung intern: Zwischen Anordnung und dem Termin sollten Sie intensiv Ihre Unterlagen zusammenstellen. In dieser Phase sollte auch entschieden werden, wo die Prüfung stattfindet. Üblich ist, dass der Prüfer ins Unternehmen kommt und dort einen Raum bekommt, um die Bücher einzusehen. Alternativ kann die Prüfung in der Kanzlei des Steuerberaters stattfinden, wenn das Finanzamt zustimmt. Wichtig ist, dass alle benötigten Unterlagen am Prüfungsort verfügbar sind. Informieren Sie intern die Buchhaltung und ggf. weitere Mitarbeiter über die anstehende Prüfung, damit man vorbereitet ist und keiner in Panik verfällt. Legen Sie fest, wer als Ansprechpartner des Prüfers fungiert – idealerweise der Steuerberater oder ein versierter Buchhalter, damit der Informationsfluss kontrolliert und konsistent bleibt. Andere Mitarbeiter sollten angewiesen werden, ohne Rücksprache keine Auskünfte zu geben, um Missverständnisse zu vermeiden.
3. Prüfungsbeginn – Begrüßung und Ablauf vor Ort: Am vereinbarten Tag erscheint der Betriebsprüfer (meist während der üblichen Bürozeiten am Vormittag). Er wird sich ausweisen und zunächst das Gespräch suchen. Oft gibt es eine Eröffnungsbesprechung, in der Organisatorisches geklärt wird: Welche Daten und Unterlagen werden zuerst benötigt? Gibt es einen festen Arbeitsplatz für den Prüfer? Wie ist der zeitliche Rahmen? Der Prüfer erläutert möglicherweise seine Schwerpunkte oder bittet um eine kurze Vorstellung des Unternehmens, falls er es nicht kennt. Danach beginnt die eigentliche Prüfungshandlung: Der Prüfer sichtet Buchführungsunterlagen, Konten, Belege und steuerliche Aufzeichnungen der Prüfungsjahre. In der heutigen Zeit wird der Prüfer häufig einen digitalen Datenzugriff verlangen – das heißt, Sie müssen ihm die Buchungsdaten in elektronischer Form zur Verfügung stellen (z.B. ein Datenträger mit der GDPdU/GoBD-konformen Datensicherung aus der Buchhaltungssoftware). Alternativ kann der Prüfer auch direkt im System des Betriebs lesen (Zugriffsniveau Z1) oder Sie drucken ihm einzelne Auswertungen aus (Z3). In der Praxis bevorzugen viele Prüfer den Z2-Zugriff: Sie übergeben einen Datenträger bzw. neuerdings auch via sicherer Online-Übertragung die Daten (sogenannte Datenüberlassung), die der Prüfer dann auf seinem Laptop mit speziellen Prüfsoftware-Tools (z.B. IDEA) analysiert. Während der Prüfung vor Ort wird der Prüfer immer wieder Fragen stellen oder Belege zu bestimmten Buchungen anfordern. Beispielsweise könnte er fragen, wofür bestimmte hohe Ausgaben getätigt wurden, Nachweise für Buchungen verlangen oder Unklarheiten in der Buchführung erläutert haben wollen. Sie oder Ihr Vertreter sollten diese Fragen wahrheitsgemäß und möglichst vollständig beantworten. Wenn Nachreichungen nötig sind (weil ein bestimmter Beleg gerade nicht auffindbar ist), sollte man dies dokumentieren und zügig nachliefern.
4. Dauer der Betriebsprüfung: Die Dauer einer Betriebsprüfung variiert stark nach Umfang und Betriebsgröße. Bei kleineren Betrieben ist der Prüfer mit der Sichtung der Unterlagen oft in ein bis zwei Tagen fertig – manchmal kann eine einfache Prüfung sogar an einem einzigen Tag abgeschlossen werden. Bei mittleren Unternehmen erstreckt sich die Prüfung häufig über mehrere Tage oder wenige Wochen. In großen Unternehmen mit umfangreicher Buchhaltung kann eine Außenprüfung sich über mehrere Wochen bis Monate hinziehen, zumal Prüfer dort oft tiefer in Teilbereiche eintauchen und riesige Datenmengen analysieren. Wichtig: Die Prüfungsdauer hängt nicht nur von der Unternehmensgröße, sondern auch von der Kooperation und der Ordnung der Unterlagen ab. Wenn alles gut vorbereitet und zugänglich ist, verkürzt das die Prüfung erheblich. Sollten sich während der Prüfung neue Fragen ergeben, kann der Prüfer den Zeitraum ausdehnen oder zusätzliche Fachprüfer hinzuziehen (z.B. einen Umsatzsteuer-Experten, wenn dort Unstimmigkeiten auftauchen).
5. Zwischenmitteilungen und Kommunikation: Während der Prüfungsphase vor Ort kann es sein, dass der Prüfer zwischendurch informell seine bisherigen Eindrücke mitteilt. Oft bekommt man Hinweise, ob alles in Ordnung scheint oder ob sich Probleme abzeichnen. Nehmen Sie solche Hinweise ernst. Wenn der Prüfer z.B. andeutet, bestimmte Betriebsausgaben könnten nicht anerkannt werden, haben Sie noch während der laufenden Prüfung die Möglichkeit, weitere Begründungen oder Belege vorzulegen, um ihn vom Gegenteil zu überzeugen. Halten Sie Notizen über alle Nachfragen und übergebenen Unterlagen, um den Überblick zu behalten. Falls der Prüfer etwas moniert, was Sie für korrekt halten, bleiben Sie sachlich und bieten Sie an, es gemeinsam zu prüfen oder ggf. im Abschlussgespräch zu klären. Versuchen Sie nie, dem Prüfer etwas Wichtiges zu verbergen – sollten relevante Tatsachen erst auf Druck herauskommen, erzeugt das Misstrauen. Eine offene, professionelle Kommunikation ist der beste Weg.
6. Schlussbesprechung: Wenn der Prüfer alle Prüfungsarbeiten abgeschlossen hat, findet in der Regel eine Schlussbesprechung statt (sofern Sie diese beantragt haben – was unbedingt zu empfehlen ist). In diesem Abschlussgespräch präsentiert der Prüfer die Prüfungsergebnisse und bespricht mit Ihnen (und meist Ihrem Steuerberater) etwaige Feststellungen. Hier haben Sie die Gelegenheit, Einwände zu den Feststellungen vorzubringen, Unklarheiten zu klären oder auch einem vorgeschlagenen Ergebnis zuzustimmen. Oft lassen sich in der Schlussbesprechung strittige Punkte entschärfen – beispielsweise kann man sich auf bestimmte Schätzungen einigen oder der Prüfer berücksichtigt noch nachgereichte Belege. Es ist daher klug, sich auf dieses Gespräch gut vorzubereiten: Gehen Sie alle strittigen Punkte durch und legen Sie sich Argumente zurecht. Ihr Steuerberater kann hier vermitteln und auf steuerliche Regeln verweisen, die Ihre Position stützen.
7. Betriebsprüfungsbericht und Steuerbescheide: Nach Abschluss der Prüfung fertigt der Betriebsprüfer einen schriftlichen Betriebsprüfungsbericht Darin sind alle wichtigen Feststellungen festgehalten, inklusive einer Berechnung, wie sich diese auf die Steuerlast auswirken. Basierend auf diesem Bericht erlässt das Finanzamt anschließend geänderte Steuerbescheide für die geprüften Jahre, falls sich Abweichungen ergeben haben. Das heißt, wenn der Prüfer z.B. bestimmte Aufwendungen nicht anerkennt oder Umsätze hinzuschätzt, werden die betreffenden Steuerarten (Einkommensteuer/Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer etc.) neu festgesetzt. In den Bescheiden wird auch aufgeführt, ob und in welcher Höhe Nachzahlungen an Steuern anfallen oder ggf. Erstattungen (falls zu viel gezahlt wurde, was selten, aber nicht unmöglich ist). Zudem werden in der Regel Nachzahlungszinsen festgesetzt. Die Zinsen laufen für gewöhnlich ab 15 Monate nach Ende des jeweiligen Steuerjahres bis zum Ausstellungsdatum des Änderungsbescheids. Bei langen Prüfungen können also beachtliche Zinsbeträge zusammenkommen, die zusätzlich zur eigentlichen Steuernachforderung zu zahlen sind. Bei der Betriebsprüfung durchschnittliche Nachzahlungen variieren.

Nach der Prüfung – weitere Schritte: Sobald die Bescheide vorliegen, haben Sie das Recht, innerhalb eines Monats Einspruch einzulegen, wenn Sie mit den Ergebnissen nicht einverstanden sind (Details zum Einspruchsverfahren folgen in einem späteren Abschnitt). Falls alles in Ordnung ist und Sie die Feststellungen akzeptieren, sollten Sie fristgerecht die Nachzahlungen begleichen. Auch wenn Sie Einspruch einlegen, müssen Sie die geforderten Steuern zunächst zahlen, es sei denn, Sie beantragen und erhalten eine Aussetzung der Vollziehung (Stundung der Zahlung bis zur Klärung). Denken Sie daran, die Erfahrungen aus der Betriebsprüfung für die Zukunft zu nutzen: Beheben Sie eventuelle organisatorische Mängel, die der Prüfer aufgezeigt hat, um bei künftigen Prüfungen gar nicht erst dieselben Probleme zu haben. In vielen Fällen kommt die nächste Prüfung zwar erst Jahre später (bei kleinen Firmen oft erst nach Jahrzehnten.

Vorbereitung und Ablauf: Checkliste & digitale Prüfmethoden

Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel, um die Betriebsprüfung reibungslos zu durchlaufen. Nutzen Sie die Zeit zwischen Ankündigung und Prüfungsbeginn, um Ihr Unternehmen prüfungsfit zu machen. Die folgende Checkliste hilft dabei, nichts Wichtiges zu vergessen:

Checkliste: Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

• Prüfungsanordnung prüfen: Lesen Sie die Ankündigung genau. Ist der Prüfungszeitraum korrekt erfasst? Welche Steuerarten werden geprüft? Wenn die Anordnung unklare oder falsche Angaben enthält, kann ggf. rechtlich dagegen vorgegangen werden. Normalerweise ist aber alles korrekt – andernfalls besprechen Sie Unstimmigkeiten rasch mit Ihrem Steuerberater. Achten Sie auf das Datum des Prüfungsbeginns und notieren Sie sich die Einspruchsfrist, falls Sie die Anordnung anfechten wollen (das ist selten ratsam, außer formale Fehler liegen vor).
• Steuerberater informieren: Setzen Sie umgehend Ihren Steuerberater oder Ihre interne Buchführungsabteilung in Kenntnis. Der Steuerberater sollte eine Kopie der Prüfungsanordnung erhalten. Klären Sie mit ihm die Vorgehensweise und wer den Prüfer betreut. Viele Unternehmer ziehen es vor, dass die Prüfung im Büro des Steuerberaters stattfindet, damit gleich ein Profi zur Stelle ist. Alternativ sollte der Steuerberater zumindest zum ersten Tag und zur Schlussbesprechung anwesend sein.
• Interne Organisation: Arbeitsplatz & Ansprechpartner: Richten Sie einen ruhigen Arbeitsplatz für den Prüfer ein – idealerweise ein separater, abschließbarer Raum. Dort sollten Strom und genügend Platz für Akten/Drucker vorhanden sein. Legen Sie einen Hauptansprechpartner fest (z.B. Sie selbst als Inhaber, oder der Steuerberater, oder ein erfahrener Mitarbeiter). Diese Person koordiniert alle Prüferanfragen. Andere Mitarbeiter sollten instruiert sein, den Prüfer höflich an den Ansprechpartner zu verweisen, falls er ungeplant Fragen stellt.
• Alle Unterlagen zusammenstellen: Jetzt geht es ans Dokumentensammeln. Überlegen Sie, welche Unterlagen der Prüfer wahrscheinlich sehen, will:
  • Buchführungsdaten: Hauptbuch, Journale, Kontenübersichten der geprüften Jahre (elektronisch und bei Bedarf ausgedruckt).
  • Steuererklärungen und Bescheide: die eingereichten Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahressteuererklärungen und die dazugehörigen Steuerbescheide der Finanzbehörde. o Jahresabschlüsse: Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen der Prüfungsjahre, inklusive aller Anhänge.
  • Belegwesen: Sortieren Sie alle Rechnungen, Belege und Quittungen chronologisch/geordnet, idealerweise so wie sie in der Buchhaltung verbucht wurden. Fehlende oder unklare Belege sollten Sie jetzt identifizieren. Wenn möglich, beschaffen Sie Duplikate von verlorenen Rechnungen noch vor der Prüfung. Tipp: Kennzeichnen Sie problematische Belege (z.B. unscharfe Quittungen oder private Anteil) und bereiten Sie Erklärungen dafür vor.
  • Bankunterlagen: Kontoauszüge aller betrieblichen Konten für die Prüfungszeiträume. Prüfer gleichen manchmal stichprobenartig Umsätze aus der Buchhaltung mit den Kontoauszügen ab, insbesondere um Einnahmenvollständigkeit zu prüfen.
  • Verträge und Dokumentationen: Falls relevant, legen Sie wichtige Verträge bereit – z.B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsvertrag, Geschäftspartner-Vereinbarungen – insbesondere, wenn sie steuerliche Auswirkungen haben (etwa bei Betriebsaufspaltung, Leasing, etc.). Haben Sie ungewöhnliche Geschäfte getätigt (Immobilienkauf, Firmenwagen privat genutzt, usw.), stellen Sie Unterlagen bereit, die diese Vorgänge erklären.
  • Personalunterlagen: Bei Lohnsteuerprüfungen – Lohnkonten, Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise, Meldungen an Krankenkassen, etc. Auch Fahrtenbücher für Dienstwagen (bei privater Nutzung) gehören hierzu.
  • Kassenaufzeichnungen: Wenn Sie eine Kasse haben (Einzelhandel, Gastronomie etc.), bereiten Sie Kassenberichte, Z-Bons (Tagesabschlüsse) und Kasseneinnahmebücher vor. Diese müssen lückenlos für jeden Tag vorhanden sein. Stellen Sie auch die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung bereit (sofern vorhanden, z.B. eine Dokumentation wie die Kasse bedient wird und wie Daten gespeichert werden).
  • Digitale Datenexporte: Führen Sie eine EDV-gestützte Buchhaltung, erstellen Sie den geforderten GoBD-Datenexport (oft eine ZIP-Datei mit Finanzbuchhaltungsdaten inkl. Kontenplänen, Buchungsjournale etc.). Testen Sie, ob der Export funktioniert und lesbar ist. Halten Sie ggf. die Anleitung der Software bereit, falls der Prüfer Fragen zur Datenstruktur hat.
• Aufbewahrungspflichten checken: Prüfen Sie, ob alle steuerlich relevanten Unterlagen der letzten 10 Jahre tatsächlich auffindbar sind. Nach §147 AO besteht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Buchungsbelege, Bücher, Rechnungen etc. und 6 Jahre für manche Geschäftsbriefe. Sollten in der Vergangenheit Unterlagen vernichtet worden sein (z.B. nach einem Wasserschaden oder versehentlich), bereiten Sie eine Erklärung dafür vor. Im Idealfall existieren Sicherheitskopien oder Scans. Beachten Sie: Können Sie dem Prüfer geforderte Unterlagen nicht zeitnah vorlegen, riskiert man ein Verzögerungsgeld. Dieses wird vom Prüfer verhängt und bleibt auch bestehen, wenn man die Unterlagen später doch noch vorzeigt – daher unbedingt alles Wichtige bereithalten, um teure Verzögerungen zu vermeiden.
• Interne Vorab-Prüfung: Gehen Sie Ihre Buchführung kritisch durch, am besten gemeinsam mit dem Steuerberater, bevor der Prüfer kommt. Gibt es Auffälligkeiten, die Fragen aufwerfen könnten? Beispielsweise stark schwankende Umsätze, außergewöhnlich hohe Kosten in einem Jahr, viele Barentnahmen, private Kfz-Nutzung, etc. Überlegen Sie sich für solche Punkte plausible Erklärungen und sammeln Sie unterstützende Belege. Wenn Ihnen sogar ein klarer Fehler auffällt (z.B. eine vergessene Betriebseinnahme), sprechen Sie mit dem Steuerberater, ob und wie man das vor Prüfungsbeginn proaktiv offenlegt. Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist nach Anordnung der Prüfung zwar nicht mehr möglich für betroffene Zeiträume, aber Offenheit kann strafmildernd wirken, falls es um Hinterziehung gehen könnte. Bei kleineren Fehlern, die keine Hinterziehung darstellen, zeigt es Kooperationsbereitschaft, diese gleich zuzugeben und zu korrigieren.
• Technik und Zugänge: Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf alle benötigten IT-Systeme haben. Haben Sie z.B. Ihre Buchhaltungssoftware seitdem gewechselt, sollten die alten Daten noch lesbar sein. Falls Passwörter nötig sind (für archivierte Dateien, verschlüsselte Backups), organisieren Sie diese. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter, wie man dem Prüfer die Daten am besten bereitstellt. Moderne Finanzämter akzeptieren auch, wenn Sie Daten via Online-Plattform übermitteln – erkundigen Sie sich nach der bevorzugten Methode. Notfalls halten Sie einen USB-Stick oder CD bereit, falls offline übergeben werden soll.
• Verfahrensdokumentation: Haben Sie eine GoBD-Verfahrensdokumentation für Ihre Buchführungsprozesse erstellt (darin beschreibt man, wie Belege erfasst, bearbeitet, aufbewahrt werden, inkl. eingesetzter Software und Kontrollen)? Wenn ja, legen Sie sie bereit. Wenn nein, sollten Sie zumindest im Kopf oder in Kurzform darlegen können, wie in Ihrem Betrieb die Abläufe sind (z.B. Rechnungseingang → Ablage digital/Papier, Verbuchung, usw.). Heutzutage fragen Prüfer immer häufiger nach der Verfahrensdokumentation. Wer keine vorlegen kann, bekommt zwar nicht automatisch eine Strafe, aber es erzeugt einen schlechten Eindruck. Im schlimmsten Fall kann der Prüfer die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß einstufen. Eine ordentliche Verfahrensdokumentation hingegen vermeidet Diskussionen und Schätzungen in der Betriebsprüfung, da sie zeigt, dass Sie Ihre Pflichten ernst nehmen.
• Kommunikation planen: Überlegen Sie vorab, wie Sie auftreten wollen. Bleiben Sie freundlich, kooperativ und professionell. Machen Sie dem Prüfer die Arbeit so leicht wie möglich – das trägt meist zu einer positiven Stimmung bei. Gleichzeitig müssen Sie nicht mehr preisgeben als nötig. Antworten Sie gezielt auf Fragen, schweifen Sie nicht in irrelevante Details ab, die neue Fragen provozieren könnten. Bereiten Sie sich mental darauf vor, dass ein Prüfer auch mal in einem forschen Ton etwas monieren könnte – nehmen Sie es nicht persönlich, sondern reagieren Sie sachlich. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie eine Frage beantworten sollen, dürfen Sie auch sagen, dass Sie dazu erst Rücksprache halten (mit dem Steuerberater) oder die Information heraussuchen müssen. Lieber gut überlegt antworten als etwas Falsches spontan sagen.

Digitale Prüfmethoden des Finanzamts

Die Finanzverwaltung setzt zunehmend auf digitale Tools und Datenanalysen in der Prüfung. Seien Sie darauf gefasst, dass der Prüfer nicht nur Einzelbelege ansieht, sondern auch Ihre Buchungsdaten elektronisch durchleuchtet. Typische digitale Prüfmethoden umfassen z.B.:

• Journal- und Kontoprüfung mit Software: Mithilfe von Prüfsoftware (wie IDEA) kann der Prüfer große Datenmengen aus Ihrer Buchführung schnell nach Auffälligkeiten filtern. Zum Beispiel lassen sich Lücken in Belegnummern finden (Hinweis auf mögliche nicht verbuchte Belege), ungewöhnliche Rundungsbeträge, Buchungen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, doppelte Einträge oder Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen Konten. Das heißt, auch versteckte Fehler können ans Licht kommen, die man bei rein manueller Prüfung vielleicht übersehen würde.
• Betriebsvergleich und Plausibilitätschecks: Digitale Tools erlauben auch den Vergleich Ihrer Kennzahlen mit Branchendurchschnittswerten. Wenn z.B. Ihre Rohgewinnaufschlag (Marge) viel niedriger ist als bei ähnlichen Betrieben, könnte das heißen, dass Umsätze nicht vollständig erfasst wurden. Ebenso plausibilisiert der Prüfer z.B. den Wareneinkauf gegen den Warenverkauf bei Händlern, oder den Spritverbrauch gegen gefahrene Kilometer bei Speditionen. Diese Querrechnungen macht er heute bequem per Software. Bereiten Sie sich also auf Fragen vor, wenn Sie ungewöhnliche Relationen in Ihren Zahlen haben (z.B. sehr hohe KFZ-Kosten aber wenig ausgewiesene geschäftliche Fahrten – hier sollte es Erklärungen geben).
• Datenzusammenführung: Eventuell fordert der Prüfer auch Nebensysteme an, z.B. Kassendaten aus dem Kassensystem, Ausgangsrechnungslisten aus Ihrem ERP, Lohnprogrammdaten etc., um sie mit der Finanzbuchhaltung abzugleichen. Die GoBD erlaubt solche systemübergreifenden Datenzugriffe. Stellen Sie also sicher, dass auch in diesen Systemen die Daten stimmig und aufbewahrt sind.

Wichtig: Manipulationen im Nachhinein sind zwecklos und strafbar. Alle modernen Buchführungsprogramme protokollieren Änderungen oder erlauben nach Buchungsabschluss keine Löschung ohne Protokoll. Sollten Sie vor der Prüfung merken, dass z.B. ein Kassenbuch nicht stimmt, widerstehen Sie der Versuchung, dies heimlich „zurechtzubiegen“.

Besprechen Sie lieber offen mit dem Steuerberater, wie damit umzugehen ist. Der Prüfer wird Unstimmigkeiten vermutlich sowieso bemerken, und eine Selbstkorrektur kurz vor der Betriebsprüfung fällt oft auf (z.B. am Zeitstempel der Daten).

Abschließend: Eine gute Vorbereitung endet nicht, wenn der Prüfer da ist. Während der Prüfung sollten Sie weiterhin organisiert bleiben. Halten Sie die bereits erwähnte Checkliste im Blick, haken Sie ab, was erledigt wurde, und notieren Sie neue To-dos (z.B. „Beleg X bis morgen nachreichen“). So behalten Sie auch in der Stresssituation den Überblick. Mit einer solchen strukturierten Herangehensweise zeigen Sie dem Finanzamt Professionalität und vermeiden viele Probleme von vornherein.

Mögliche Prüfungsschwerpunkte und typische Fehlerquellen

Betriebsprüfer haben im Laufe der Zeit ein gutes Gespür dafür entwickelt, wo typische Fehler oder Ungenauigkeiten in der Buchhaltung auftreten. Es gibt bestimmte Prüfungsschwerpunkte, die – je nach Branche – fast immer genauer unter die Lupe genommen werden. Im Folgenden einige der häufigsten Bereiche, auf die Prüfer achten, und typische Fehlerquellen, die Sie als Unternehmer kennen sollten:

• Kassenführung und Bargeschäfte: Bei allen Unternehmen, die Bargeld vereinnahmen (z.B. Gastronomie, Einzelhandel, Handwerker mit Barzahlung), ist die Kassenführung ein Hauptschwerpunkt. Prüfer kontrollieren, ob das Kassenbuch täglich geführt wurde, ob Kasseneinnahmen und -ausgaben lückenlos erfasst sind und ob die Summen plausibel erscheinen. Eine häufige Fehlerquelle sind Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand der Kasse (Trinkgelder, Privatentnahmen aus der Kasse etc. müssen korrekt verbucht sein). Seit Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) muss jedes elektronische Kassensystem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die Manipulationen verhindert. Fehlt eine TSE oder sind die vorgeschriebenen Z-Bons (Tagesabschlüsse) nicht vorhanden, schlägt der Prüfer Alarm. Typischer Fehler: „Offene Ladenkasse“ (Geldschublade) ohne Einzelaufzeichnungen, was in bargeldintensiven Betrieben nicht mehr akzeptiert wird – hier drohen Hinzuschätzungen.
• Einnahmevollständigkeit: Allgemein prüfen Finanzbeamte intensiv, ob alle Einnahmen deklariert wurden. Das betrifft nicht nur Bargeld. Auch unbar erzielte Umsätze müssen komplett sein. Prüfer gleichen z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen mit der Jahres-Umsatzsteuererklärung ab, schauen auf ungewöhnlich niedrige Gewinnquoten oder fragen bei freiberuflich Tätigen nach Auftragslisten/Kalendern, um zu sehen, ob auch wirklich alle Aufträge fakturiert wurden. Eine typische Falle ist, wenn Privatanteile nicht korrekt erfasst sind – etwa Mieteinnahmen aus privat vermieteten Objekten, die vergessen wurden, oder Nebeneinnahmen aus Verkäufen (z.B. eBay-Shop nebenbei) nicht angegeben. Auch die korrekte Behandlung von Anzahlungen oder Gutscheinen wird geprüft, damit kein Umsatz „unter den Tisch fällt“. Fehlerquelle: Manche Unternehmer buchen privat veranlasste Einnahmen nicht als Betriebseinnahme – das ist unzulässig, jede Einnahme im Betriebskonto muss erklärt werden.
• Bank und Kasse Abgleich: Prüfer schauen gern, ob sich das Unternehmen finanziell schlüssig verhält. Beispiel: Wenn der Betrieb offiziell Verluste macht, wovon leben Sie dann? Werden regelmäßig privat Beträge entnommen (Privatentnahmen) und passen diese zur Lebensführung? Ein Klassiker: Eigenkapitalverzehr vs. Lebenshaltung. Stimmen die Bargeldbestände? Oft wird am Prüfungstag eine Kassen-Nachschau mitgezählt – d.h. man vergleicht den gemeldeten Kassenendbestand mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld. Unangekündigt kann so etwas jederzeit passieren (§146b AO Kassennachschau) und Differenzen können unmittelbar zu Schätzungen führen.
• Formalien & Dokumentation: Zuletzt prüfen Finanzbeamte auch die Einhaltung formeller Vorgaben. Dazu gehört die schon erwähnte Verfahrensdokumentation (falls nicht vorhanden, wird zumindest erfragt, wie die Abläufe sind). Auch ob Steuererklärungen immer fristgerecht abgegeben wurden, ob Buchungen zeitnah erfolgten (GoBD: zeitgerechte Erfassung, meist innerhalb 10 Tage nach Monatsende verbucht), und ob Belege geordnet sind. Bei groben formellen Mängeln kann der Prüfer die gesamte Buchführung als nicht ordnungsmäßig verwerfen, was ihm Schätzungen des Gewinns ermöglicht – das will man unbedingt vermeiden.

Betriebsausgaben & Abzugsfähigkeit

Auf der Ausgabenseite prüfen Betriebsprüfer gern die betrieblichen Aufwendungen auf ihre Berechtigung. Typische Fehlerquellen sind:

• Bewirtungskosten: Die Kosten für Geschäftsessen sind nur zu 70% abzugsfähig und erfordern einen ordentlichen Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmern etc. Prüfer schauen, ob solche Belege vorhanden sind und ob der 30%-Eigenanteil korrekt herausgerechnet wurde. Fehlende Angaben (z.B. kein Anlass vermerkt) führen schnell zur Nichtanerkennung.
• Repräsentationskosten: Ausgaben für Geschenke an Kunden, luxuriöse Events oder ähnliches sind oft nur begrenzt oder gar nicht abziehbar. Ein Prüfer wird schauen, ob z.B. teure Weinpräsente über 35 € pro Person korrekt als nicht abzugsfähig behandelt wurden.
• Kfz-Kosten und Privatnutzung: Ein Dauerbrenner. Wenn ein Firmenwagen auch privat genutzt wird, muss entweder ein Fahrtenbuch geführt werden oder die 1%-Regelung angewendet werden (inkl. 0,03% pro km für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb). Prüfer prüfen Fahrtenbücher akribisch auf lückenlose und plausible Führung. Oft werden Fehler gemacht wie: fehlende Angaben im Fahrtenbuch, sehr unrealistische Kilometerangaben, oder gar kein Ansatz eines Privatanteils obwohl Privatnutzung offensichtlich. Fehlende Privatnutzungserfassung wird nachträglich korrigiert – der Prüfer setzt dann in der Regel pauschal die 1%-Methode an, was teuer werden kann.
• Reisekosten und Bewirtungen des Unternehmers: Haben Sie Reisekosten abgerechnet (Hotel, Fahrtkosten) oder Bewirtungen verbucht? Hier schaut der Prüfer, ob die Reisen betrieblich veranlasst waren. Ein häufiger Fehler: Vermischung von privaten Urlaubstagen mit Geschäftsreisen ohne Aufteilung der Kosten. Oder Abrechnung von Luxusrestaurants ohne erkennbaren Geschäftsbezug. Solche Dinge werden gestrichen, wenn sie nicht gut begründet sind.
• Abschreibungen und Investitionen: Wurden Anlagegüter korrekt aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben? Prüfer achten z.B. darauf, ob geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) korrekt behandelt wurden (Sofortabschreibung vs. Poolabschreibung). Ein Fehler kann sein, teure Anschaffungen fälschlich direkt als Aufwand gebucht zu haben. Ebenso schauen sie auf privat mitgenutzte Wirtschaftsgüter – etwa der Computer, den man 50% privat nutzt, hier müsste ggf. hälftig Privatanteil herausgerechnet werden.
• Mischkonten privat/betrieblich: Ein rotes Tuch sind ungeklärte Durchschnitts- oder Privatkonten. Wenn Sie private Ausgaben über das Geschäftskonto laufen lassen (oder umgekehrt), sorgt das für Fragen. Idealerweise sind die Sphären strikt getrennt. Falls es doch private Abbuchungen in der Buchhaltung gab (z.B. private Versicherungen), sollten diese als Privatentnahme oder Verrechnung gekennzeichnet sein. Prüfer suchen gezielt nach solchen Posten in den Aufwandskonten.
• Lohnkosten und Aushilfen: Wenn Sie Personal beschäftigen, achtet der Prüfer darauf, dass Löhne und Gehälter richtig verbucht und versteuert wurden. Typische Prüfungspunkte: Wurden alle Bonuszahlungen oder Sachbezüge erfasst? Gab es Scheinselbständige (freie Mitarbeiter, die eigentlich wie Angestellte arbeiten)? Wurden für Minijobber die Pauschalsteuer gezahlt? Fehlerquelle: Man beschäftigt Angehörige im Betrieb und setzt ein überhöhtes Gehalt an – Prüfer prüfen hier die Angemessenheit, da überhöhte Gehälter an nahe Angehörige als verdeckte Gewinnausschüttung oder Liebhaberei eingestuft werden können.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Die Umsatzsteuer birgt vielfältige Fehlerquellen, weshalb Prüfer hier gründlich schauen:

• Abgleich USt mit EÜR/Bilanz: Wurden die gemeldeten Umsätze und Vorsteuern in der Buchhaltung korrekt erfasst? Stimmen die Summen der Umsatzsteuerjahreserklärung mit den Umsatzerlösen in der GuV überein? Diskrepanzen deuten auf Fehlbuchungen hin.
• Ist die richtige Steuer angewandt? Prüfer kontrollieren z.B., ob Umsätze dem richtigen Steuersatz unterliegen (19% vs. 7% in Deutschland). Wenn ein Unternehmen ermäßigte Steuer anwendet (z.B. Gastronomie mit 7% für Speisen außer Haus), wird gern geprüft, ob vielleicht unzulässig etwas begünstigt versteuert wurde.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge: Bei Auslandsgeschäften wird geprüft, ob die Umsatzsteuer korrekt behandelt wurde. Ein häufiger Fehler: fehlende Gelangensbestätigungen oder Nachweise bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen – dann kann der Prüfer die Steuerfreiheit versagen und 19% Nachzahlung fordern. Oder bei Leistungen aus dem Ausland (Reverse Charge) wurde keine Umsatzsteuer abgeführt, obwohl nötig.
• Vorsteuerabzug: Hier schaut man, ob für alle geltend gemachten Vorsteuern ein ordnungsgemäßer Beleg vorliegt (Rechnung mit ausgewiesener USt, auf Ihren Firmennamen ausgestellt etc.). Ist z.B. eine Rechnung formal falsch (Adressat falsch, Pflichtangaben fehlen), darf Vorsteuer nicht gezogen werden – der Prüfer kürzt diese dann. Außerdem: Vorsteuer aus Bewirtungskosten, Geschenken über 35 €, privat genutzten Fahrzeugen etc. ist oft nicht oder nur anteilig abziehbar – Prüfer rechnen das gegebenenfalls heraus.
• Kleinunternehmer-Regelung: Falls Sie als Kleinunternehmer nach §19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, prüft das Finanzamt, ob die Voraussetzungen eingehalten wurden (Umsatzgrenzen). Ein Fehler wäre, wenn die Umsätze doch über der Grenze lagen, Sie aber keine Steuer abgeführt haben. Dann droht Nachzahlung der nicht berechneten Umsatzsteuer.

Praxisbeispiel: Ein Prüfer untersucht eine kleine Bar-Betrieb (z.B. Café) und stellt fest, dass an vielen Tagen sehr gleichbleibende Umsätze verbucht wurden und Kasseneinnahmen immer runde Summen aufweisen. Dies erregt seinen Verdacht. Er fordert die Z-Bons der Kasse an und bemerkt, dass einige Tagesabschlüsse fehlen. In der Folge verwirft er die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß und schätzt den Jahresumsatz um 10% höher, was zu einer erheblichen Steuernachzahlung führt.

Dieses Beispiel zeigt: Typische Fehler (hier fehlende Kassenbelege und unplausible Gleichmäßigkeit) können zu Zuschätzungen führen, die meist teuer sind. Die beste Vorsorge ist, solche Fehler gar nicht erst entstehen zu lassen – etwa durch regelmäßige Selbstprüfung der Buchhaltung und strikte Einhaltung der Ordnungsvorschriften. 

Zusammengefasst: Wenn Sie Ihre Buchhaltung sauber, vollständig und nachvollziehbar führen, reduzieren Sie die Angriffspunkte in einer Betriebsprüfung. Machen Sie sich bewusst, welche Bereiche in Ihrem Unternehmen potenziell kritisch sein könnten, und kümmern Sie sich frühzeitig um diese – sei es durch Schulung von Mitarbeitern (z.B. korrektes Ausstellen von Rechnungen) oder durch Implementierung von Systemen (z.B. ein geprüfter Kassenautomat, ordentliche Fahrtenbuch-App etc.). Dann gibt es für den Prüfer weniger zu beanstanden.

Nachträgliche Steuerfestsetzungen & Einspruchsverfahren

Wenn die Betriebsprüfung abgeschlossen ist und der Prüfer Abweichungen festgestellt hat, kommt es zu nachträglichen Steuerfestsetzungen. Das bedeutet, dass das Finanzamt die betroffenen Steuerbescheide ändert. Für den Steuerpflichtigen stellen sich dann zwei Fragen: Was muss ich jetzt zahlen? und Kann ich mich dagegen wehren?

Nachträgliche Steuerfestsetzungen (Änderungsbescheide): Auf Basis des Prüfungsberichts erlässt das Finanzamt neue Bescheide für jedes geprüfte Jahr und jede Steuerart, bei der sich Änderungen ergeben haben. In diesen Änderungsbescheiden wird detailliert aufgeführt, welche Änderungen aus der Prüfung resultieren. Beispiel: Der Gewinn 2022 erhöht sich laut Prüfer um 10.000 €, weil Aufwendungen gekürzt wurden. Dann erhalten Sie einen geänderten Einkommensteuer- (oder Körperschaftsteuer-)Bescheid 2022 sowie ggf. Gewerbesteuerbescheid 2022 mit entsprechend höheren Steuern. Dasselbe gilt für Umsatzsteuer, falls z.B. Umsatzsteuer nachgezahlt werden muss. Jeder Bescheid enthält eine Rechtsbehelfsbelehrung, die darauf hinweist, dass Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen können.

Zusätzlich zu den Steuern werden in fast allen Fällen Nachzahlungszinsen festgesetzt, sofern die Prüfung zu Steuernachforderungen geführt hat. Wie erwähnt betragen diese Zinsen seit Neuregelung rückwirkend ab 2019 nur noch 0,15% pro vollem Monat (entspricht 1,8% pro Jahr) (Finanzamt Hessen: Verzinsung von Steuernachforderungen und Steuererstattungen). Vorher waren es 0,5% pro Monat (6% p.a.), was mittlerweile als zu hoch galt. Die Zinsen laufen ab dem 15. Monat nach Steuerjahr bis zum Erlass des Bescheids. Beispiel: Für 2021 würden ab April 2023 Zinsen laufen. Wenn im Juni 2025 der Bescheid ergeht, fallen für die Zeit April 2023 bis Juni 2025 Zinsen an. Diese können einen merklichen Betrag ausmachen, gerade wenn hohe Nachzahlungen und lange Zeiträume im Spiel sind. Beachten Sie: Aussetzungszinsen (wenn Sie Einspruch einlegen und die Zahlung stunden lassen) werden ebenfalls mit 0,15% pro Monat berechnet.

Manchmal werden auch Strafzuschläge oder Bußgelder festgesetzt: 

• Hat der Prüfer z.B. einen formellen Fehler festgestellt, kann ein kleines Verwarngeld erhoben werden (z.B. wenn Kassenführungsmängel vorlagen, aber keine Steuern verkürzt wurden).
• Hat der Steuerpflichtige grob fahrlässig Steuern verkürzt (kein Vorsatz, aber schwere Nachlässigkeit), kann ein Bußgeld wegen Leichtfertiger Steuerverkürzung verhängt werden (§378 AO). Dieses liegt oft im Bereich einer Prozentzahl der verkürzten Steuer.
• Bei erwiesenem Vorsatz (Steuerhinterziehung) wird die Sache strafrechtlich: Neben der Steuernachzahlung kann ein Steuerstrafverfahren laufen mit Geldstrafe oder in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafe. In der Praxis werden solche Fälle oft schon während der Prüfung ausgegliedert und von der Steuerfahndung übernommen. Der normale Betriebsprüfer leitet Verdachtsmomente ggf. an die Strafsachenstelle weiter.

In den meisten Standardfällen endet eine Betriebsprüfung jedoch "nur" mit Nachzahlungen plus Zinsen. Damit ist der steuerliche Teil aber noch nicht unbedingt abgeschlossen – Sie haben das Recht, sich zu wehren, wenn Sie die Feststellungen für falsch halten.

Einspruch gegen die Bescheide (Rechtsbehelf):

Wenn Sie der Meinung sind, der Prüfer habe etwas fehlerhaft bewertet, können Sie innerhalb von 1 Monat nach Bekanntgabe der Steuerbescheide Einspruch einlegen (§ 347 AO). Dieser Einspruch ist schriftlich an das Finanzamt zu richten (formlos, aber unter Angabe der Bescheiddaten und Gründe). Im Einspruchsverfahren wird der Fall von der Einspruchsstelle bzw. Rechtsbehelfsstelle des Finanzamts geprüft, die personell nicht identisch mit dem Betriebsprüfer ist. Oft übernimmt ein erfahrener Sachbearbeiter (teils auch Jurist) den Fall. Er wird Ihre Einspruchsbegründung lesen und möglicherweise weitere Informationen anfordern.

Es kann sein, dass sich im Einspruchsverfahren eine einvernehmliche Lösung findet: Vielleicht erkennt das Finanzamt bestimmte Argumente an und ändert den Bescheid teilweise zu Ihren Gunsten, oder man trifft eine tatsächliche Verständigung (eine Art Vergleich über strittige Punkte). Wenn das Finanzamt dem Einspruch voll stattgibt, werden die Bescheide entsprechend geändert und das Verfahren ist erledigt.

Gibt das Finanzamt dem Einspruch nicht oder nur teilweise statt, erhalten Sie eine Einspruchsentscheidung – ein schriftlicher Bescheid, der den Einspruch zurückweist (ganz oder teilweise). Gegen diese Einspruchsentscheidung steht Ihnen dann als nächster Schritt der Klageweg offen.

Klage vor dem Finanzgericht:

Binnen eines Monats nach Einspruchsentscheidung können Sie Klage beim zuständigen Finanzgericht einreichen. Das ist dann ein gerichtliches Verfahren, in dem Sie darlegen, warum der Steuerbescheid rechtswidrig ist. Diesen Schritt geht man in der Regel nur, wenn es um erhebliche Beträge oder strittige Rechtsfragen geht, da ein Gerichtsverfahren Aufwand und Kosten (Gerichtskosten, evtl. Anwaltskosten) verursacht. Im Finanzgerichtsverfahren werden Sachverhalte erneut geprüft, Zeugen vernommen etc., und am Ende entscheidet das Gericht. Sollte auch dort kein Erfolg beschieden sein, gibt es noch die Möglichkeit der Revision zum Bundesfinanzhof (bei grundsätzlichen Rechtsfragen).

Während des Einspruchs/Klage: Zahlung oder nicht?

Wichtig zu wissen: Ein Einspruch hat keine automatisch aufschiebende Wirkung in Steuersachen. Das heißt, trotz Einspruch müssen Sie die festgesetzte Steuer erst einmal zahlen, sofern Sie nicht eine Aussetzung der Vollziehung (AdV) beantragen und das Finanzamt diese gewährt. Einen Antrag auf AdV können Sie zusammen mit dem Einspruch stellen. Das Finanzamt kann ihn bewilligen, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Bescheide bestehen oder die Vollziehung eine unbillige Härte wäre. Wird AdV gewährt, müssen Sie die strittigen Beträge (vorerst) nicht zahlen, aber für den Zeitraum bis zur Entscheidung fallen Aussetzungszinsen (auch 0,15% pro Monat) an, falls Sie am Ende unterliegen. Wenn AdV abgelehnt wird, sollten Sie fristgerecht zahlen, um Säumniszuschläge zu vermeiden, und hoffen, im Rechtsbehelfverfahren Ihr Geld zurückzubekommen. 

Praxis-Tipp: Oftmals lohnt es sich, schon vor Abschluss der Prüfung im Gespräch mit dem Prüfer und seinem Sachgebietsleiter nach Lösungen zu suchen, um ein Einspruchsverfahren zu vermeiden. Wenn z.B. der Prüfer eine Schätzung vorgenommen hat, kann man vielleicht in der Schlussbesprechung erreichen, dass diese moderater ausfällt, indem man zusätzliche Nachweise liefert. Jeder Einspruch bedeutet zusätzlichen Aufwand – für Sie und auch für die Behörde. In vielen Fällen lässt sich ein akzeptabler Kompromiss bereits im Prüfungsstadium finden.

Beispiel: Der Prüfer meint, 20% der Kfz-Kosten seien privat (trotz Fahrtenbuch). Sie halten 10% für richtig. Man könnte sich in der Schlussbesprechung auf 15% einigen, um nicht weiter zu streiten. Solche informellen Einigungen („tatsächliche Verständigung“) sind in der Praxis durchaus üblich.  Sollte jedoch ein Punkt prinzipiell wichtig sein (z.B. eine strittige Rechtsfrage, die auch künftige Jahre betrifft), scheuen Sie sich nicht, den Rechtsbehelf durchzuziehen. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater beraten, wie die Erfolgsaussichten stehen. 

Nach der Prüfung: interne Konsequenzen: Unabhängig vom Einspruch sollten Sie im Unternehmen die Ergebnisse auswerten. Wurden Versäumnisse festgestellt, stellen Sie organisatorisch sicher, dass diese künftig vermieden werden. Etwa: Hat man Ihnen ein Verzögerungsgeld aufgebrummt, weil Belege nicht auffindbar waren, verbessern Sie Ihre Ablage- und Dokumentationssysteme. Wurden bestimmte Aufwendungen gestrichen, dann wissen Sie, dass Sie diese zukünftig anders buchen oder besser dokumentieren müssen. Im Idealfall nutzen Sie die Prüfung, um Schwachstellen in Ihrem Finanzbereich zu identifizieren und zu beheben. So sind Sie besser vorbereitet und können womöglich die nächste Prüfung entspannter sehen.

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Kassennachschau (§ 146b AO)

Neben der großen Betriebsprüfung gibt es spezialisierte Prüfungsarten, die sich auf eng umrissene Bereiche konzentrieren. Besonders wichtig sind die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und die Kassen-Nachschau, da sie viele Unternehmen betreffen können und oft überraschend kommen. Hier ein näherer Blick auf beide:

Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung (oft abgekürzt USt-Sonderprüfung) ist eine Prüfung, die – wie der Name sagt – ausschließlich die Umsatzsteuer zum Gegenstand hat. Sie wird vom Finanzamt vor allem in folgenden Situationen veranlasst:

• Hohes Vorsteuervergütungs-Guthaben: Wenn Sie in einer Voranmeldung oder Jahreserklärung einen ungewöhnlich hohen Vorsteuer-Überschuss geltend machen (d.h. eine Erstattung fordern), wird das Finanzamt aufmerksam. Um sicherzugehen, dass die Erstattung berechtigt ist, ordnen sie oft eine Sonderprüfung an.
• Branchentypische Risiken: In Branchen, wo viel mit Umsatzsteuer „schiefgehen“ kann (z.B. Baugewerbe mit häufigen Reverse-Charge-Sachverhalten, Kfz-Handel mit Differenzbesteuerung, Export/Import mit Steuerbefreiungen), sind Sonderprüfungen verbreitet.
• laufende Unstimmigkeiten: Falls regelmäßig Voranmeldungen berichtigt werden müssen, oder das Finanzamt anhand der Unterlagen Zweifel an der Richtigkeit der USt-Abrechnungen hat, kann es zur Klärung eine Sonderprüfung schicken.
• Neugründungen: Neue Unternehmen, die von Anfang an hohe Vorsteuer ziehen (z.B. Startups mit hohen Investitionen, aber noch wenig Umsätzen), bekommen manchmal eine frühzeitige Sonderprüfung, um Betrugsmodelle (wie „Umsatzsteuerkarussell“) auszuschließen.

Der Ablauf einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist etwas formloser als eine große Betriebsprüfung. Oft erhält man nur kurzfristig Bescheid, manchmal ruft der Prüfer sogar an, um einen Termin auszumachen. Eine Prüfungsanordnung gibt es aber auch hier schriftlich. Der Prüfer kommt dann und möchte im Wesentlichen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Jahreserklärungen mit den Belegen abgleichen. Er prüft:

• Rechnungen für Vorsteuerabzug: Stimmen die Rechnungen, auf deren Basis Vorsteuer gezogen wurde? (Formal richtig, Leistung an das Unternehmen erbracht, etc.)
• Abgeführte Umsatzsteuer: Wurden alle steuerpflichtigen Umsätze erfasst und mit dem richtigen Steuersatz deklariert?
• Sonderthemen: Innergemeinschaftliche Lieferungen – liegen Nachweise vor? Exporte – Ausgangsvermerke vorhanden? Reverse Charge – bei Leistungen aus dem Ausland korrekt die Steuer abgeführt? Kleinunternehmer – Grenze eingehalten?
• Zeiträume: Meist schaut er einen bestimmten Zeitraum an, z.B. das letzte abgeschlossene Kalenderjahr oder einzelne Quartale.

Eine USt-Sonderprüfung kann oft in wenigen Tagen abgeschlossen sein, manchmal sogar innerhalb eines Tages, wenn das Unternehmen klein ist. Der Prüfer wird ähnlich wie bei der Außenprüfung ein Ergebnis mitteilen und ggf. Nachforderungen festsetzen. Typische Ergebnisse: Nachzahlung von Umsatzsteuer, weil z.B. eine Rechnung fehlte oder falsch behandelt wurde; oder Versagung einer Erstattung, bis Nachweise vorliegen. Manchmal wird auch alles als korrekt befunden, dann endet es ohne Änderung. 

Wichtig zu wissen: Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung schließt nicht aus, dass später noch eine umfassende Betriebsprüfung kommt. Die Sonderprüfung betrachtet oft nur einen Aspekt (USt) und einen begrenzten Zeitraum. Sie kann aber dazu führen, dass in der nächsten großen Prüfung dieser Bereich als erledigt angesehen wird – oder umgekehrt, findet der Sonderprüfer schwere Mängel, könnte kurzfristig direkt eine Erweiterung zu einer richtigen Betriebsprüfung erfolgen.

Kassennachschau (§ 146b AO)

Die Kassen-Nachschau ist eine besondere Form der Kontrolle, die sich ausschließlich auf die Kassenführung und Kassensysteme eines Unternehmens bezieht. Sie wurde in Deutschland mit Wirkung ab 2018 eingeführt (§ 146b Abgabenordnung) und ist berüchtigt, weil sie unangekündigt stattfinden darf. 

Was passiert bei einer Kassennachschau? Ein Finanzbeamter (Prüfer) erscheint während der üblichen Geschäftszeit im Unternehmen, gibt sich zu erkennen und erklärt, dass er eine Kassen-Nachschau durchführt. Er kann nun Einsicht in die Kasse verlangen. Konkret bedeutet das: 

• Er möchte den aktuellen Kassenbestand sehen und ggf. einen Kassensturz (Barbestandsaufnahme) durchführen. • Er verlangt Zugriff auf das elektronische Kassensystem bzw. die Auslesung der Kassendaten. Das Unternehmen muss dem Prüfer also z.B. an der Kasse Auswertungen zeigen oder einen Datenstick mit Journaldaten übergeben.
• Er prüft, ob die Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht, insbesondere: Ist eine TSE (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) installiert und aktiviert? Werden Belege elektronisch aufgezeichnet und unveränderbar gespeichert?
• Er kann Tagesabschlüsse (Z-Bons) und Kassenberichte der laufenden und vergangenen Tage/Monate ansehen, um Lücken oder Manipulationen aufzudecken. Die Kassennachschau zielt darauf, Kassenmanipulation

Sie kommt gerne in bargeldintensive Betriebe: Restaurants, Bars, Bäckereien, Friseure, Einzelhandel, Marktstände usw. Oft sind die Prüfer speziell geschult auf Kassensysteme. Sie kennen die üblichen Tricks (zweite Kasse, Trainingsmodus, Löschungen). Die unangekündigte Natur soll verhindern, dass man schnell „aufräumen“ kann.

Wenn der Prüfer Unregelmäßigkeiten feststellt – z.B.:

• die Kasse ist nicht ordnungsgemäß (TSE fehlt oder wurde nicht benutzt),
• der Ist-Bargeldbestand weicht erheblich vom Kassenbuch ab,
• es fehlen viele Zwischenbelege oder die Daten zeigen Lücken,

dann kann er sofort die Kassennachschau in eine formelle Betriebsprüfung überführen. Das heißt, er wechselt quasi den Status und sagt: „Ab jetzt Betriebsprüfung.“ Dann darf er auch tiefer gehend Vergangenheitsdaten prüfen, nicht nur die aktuelle Kasse.

Unternehmer sollten daher jederzeit kassenprüfungssicher sein. Praktische Tipps: 

• Führen Sie täglich Kassenabschluss und Kassenbuch. Kein Tag darf fehlen, auch wenn keine Einnahmen erzielt wurden (dann Nullabschluss).
• Nutzen Sie die vorgeschriebene TSE und drucken/archivieren Sie die Start- und Endbons je Tag. Ab 2020 ist TSE Pflicht, seitdem gab es Übergangsfristen, seit 31.12.2022 muss jede elektronische Kasse sie haben.
• Schulen Sie Ihre Kassenbediener: Es darf keinen ungeklärten Kassendifferenzbetrag Jede Entnahme muss als Entnahme gebucht werden, Trinkgelder entsprechend behandelt, Stornos dokumentiert.
• Halten Sie die Kassenverfahrensdokumentation bereit (wie läuft der Kassenprozess? Wer darf stornieren? etc.), falls der Prüfer danach fragt.
• Bei einer offenen Ladenkasse (wenn Sie kein elektronisches System haben, z.B. Marktstand) führen Sie ein fortlaufendes Kassenbuch mit Einzelaufschreibung, und zählen Sie täglich den Kassenbestand nach.

Die Kassennachschau ist gefürchtet, weil sie spontan ist. Aber wenn Sie nichts zu verbergen haben und Ihre Kasse sauber führen, ist sie im Grunde schnell erledigt. Der Prüfer schaut, sieht dass alles stimmt, und zieht wieder ab. Wenn doch etwas beanstandet wird und er keine sofortige BP draus macht, erhalten Sie ggf. eine Niederschrift oder eine spätere Nachricht über festgestellte Mängel (mit Aufforderung diese abzustellen, oder es folgen Maßnahmen).

Hinweis: Neben der Kassennachschau gibt es auch eine Umsatzsteuer-Nachschau (ähnliches Prinzip, darf unangekündigt kommen) und Lohnsteuer-Nachschau. Diese sind jedoch seltener. Bei der Umsatzsteuer-Nachschau könnte z.B. ein Beamter ins Geschäft kommen und Belege zu bestimmten Umsätzen sehen wollen oder überprüfen, ob ein Unternehmen wirklich existiert (Scheinfirma-Ermittlung). Die Lohnsteuer-Nachschau erlaubt es dem Finanzamt z.B. spontan zu prüfen, ob die Meldungen zur Sozialversicherung korrekt erfolgen, ob Scheinarbeitsverhältnisse vorliegen, etc., meist auch anlassbezogen. 

Zusammenfassend: Sonderprüfungen wie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und Kassennachschau dienen dem Finanzamt als flexible Instrumente, um kurzfristig und gezielt bestimmte steuerliche Risiken zu prüfen. Sie kommen zusätzlich zu den turnusmäßigen Außenprüfungen vor. Unternehmen sollten auch auf diese Eventualitäten vorbereitet sein. Gerade wer ein Kassensystem nutzt, sollte sich regelmäßig vergewissern, dass er GoBD- und KassenSichV-konform arbeitet, um bei einer überraschenden Kassennachschau nicht in Erklärungsnot zu kommen.

Fristen und Meldepflichten (UStVA, ZM, E-Bilanz etc.)

In der Hektik des Alltags kann es passieren, dass man steuerliche Fristen und Meldepflichten aus den Augen verliert. Doch gerade die termingerechte Erfüllung dieser Pflichten ist wichtig – nicht nur, um Säumniszuschläge zu vermeiden, sondern auch, weil wiederholte Fristversäumnisse die Aufmerksamkeit des Finanzamts wecken können. Im Kontext einer Betriebsprüfung schaut das Finanzamt auch darauf, ob ein Unternehmen seine steuerlichen Mitwirkungspflichten regelmäßig erfüllt hat. Hier ein Überblick über die wichtigsten Fristen und Meldungen für Unternehmen in Deutschland: 

• Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA): Fast jedes Unternehmen, das umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt, muss regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Meldezeitraum ist meist monatlich (für Neugründer und bei hoher Steuerlast im Vorjahr) oder vierteljährlich. Abgabefrist: jeweils zum 10. Tag nach Ablauf des Monats bzw. Quartals. Beispiel: Die Voranmeldung für März muss bis 10. April beim Finanzamt sein. Zahlungsfrist ist ebenfalls der 10. Tag (mit einer automatischen Schonfrist von 3 Tagen bei Überweisung, sodass faktisch der 13. zählt, es sei denn, es ist ein Wochenende). Mit Dauerfristverlängerung kann man sich einen Monat extra Zeit verschaffen (beantragen mit Formular beim Finanzamt), sodass z.B. bei monatlicher Abgabe die März-UStVA erst zum 10. Mai fällig ist. Wichtig: Wer immer pünktlich meldet, zeigt dem Finanzamt Zuverlässigkeit. Häufige verspätete Abgaben fallen negativ auf. Bei dauerhafter Verspätung kann das Finanzamt Verspätungszuschläge erheben oder vierteljährliche Sonderprüfungen anberaumen.
• Zusammenfassende Meldung (ZM): Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder gewisse Dienstleistungen in andere EU-Länder ausführen, müssen diese in einer ZM Frist: Bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (Fristen - Zusammenfassende Meldung - BZSt). Der Meldezeitraum ist meist monatlich, kann aber bei geringen Summen vierteljährlich sein. Beispiel: ZM für Januar bis 25. Februar. Diese Meldung geht elektronisch ans Bundeszentralamt für Steuern. Versäumnisse hier können dazu führen, dass das Finanzamt die Steuerfreiheit für EU-Lieferungen anzweifelt, daher sollte man ZM-Fristen unbedingt einhalten.
• E-Bilanz: Bilanzierende Unternehmen müssen ihre Jahresabschlussdaten elektronisch ans Finanzamt übermitteln, die sogenannte E-Bilanz (inklusive GuV in XBRL-Format). Frist: Die E-Bilanz ist Teil der Steuererklärung und muss grundsätzlich bis zur regulären Abgabefrist der Steuererklärungen erfolgen. Für 2024 (Steuerjahr 2024) wäre die Abgabefrist für die Steuererklärung 31. Juli 2025 (ohne Steuerberater) bzw. normalerweise Ende Februar 2026 (mit Steuerberater, da meist Fristverlängerung bis 14 Monate nach Jahresende gewährt wird). Entsprechend muss die E-Bilanz bis dahin eingereicht sein. Wer die E-Bilanz vergisst oder verspätet einreicht, riskiert Sanktionen (Zwangsgeldandrohungen). In der Betriebsprüfung wird man natürlich schauen, ob die E-Bilanzen übermittelt wurden und mit den vorgelegten Bilanzen übereinstimmen.
• Lohnsteuer-Anmeldungen: Arbeitgeber müssen Lohnsteuer für ihre Arbeitnehmer abführen. Hier gibt es monatliche oder quartalsweise Anmeldungen (je nach Lohnsteueraufkommen des Vorjahres). Frist: 10. Tag des Folgemonats (analog zur UStVA). Beispiel: Lohnsteuer Januar bis 10. Februar. Auch hier gilt: Verspätete Lohnsteueranmeldungen können zu Säumniszuschlägen führen. Bei Prüfungen (z.B. Lohnsteuer-Außenprüfung) achtet man darauf, ob stets pünktlich abgeführt wurde.
• Sonstige Meldungen:
  • Gewerbesteuer-Vorauszahlungen quartalsweise (15. Feb, 15. Mai, 15. Aug, 15. Nov) – wobei das Finanzamt bei der BP weniger auf die Pünktlichkeit dieser Zahlungen schaut als auf inhaltliche Richtigkeit.
  • Jahressteuererklärungen: Einkommensteuer/Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer – Frist i.d.R. 7 Monate nach Jahresende (31. Juli des Folgejahres) ohne Berater, mit Berater Verlängerung bis zum letzten Februartag des Zweitfolgejahres. Wichtig: Wurden Erklärungen verspätet abgegeben? Falls ja, können Verspätungszuschläge festgesetzt worden sein, was ein Indiz ist. In der BP selbst ist das weniger Thema, aber es schadet dem Gesamteindruck, wenn ein Betrieb notorisch spät dran ist.
  • Aufbewahrungsfristen: Bereits erwähnt – 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen. Diese sind keine „Meldung“, aber eine Pflicht. In der Prüfung wird geschaut, ob Sie dieser Pflicht nachkommen (z.B. ob Buchungen 10 Jahre zurück noch nachvollziehbar sind). Vernichten Sie nichts zu früh!
• Fristen bei Prüfungen selbst: Auch während einer laufenden Betriebsprüfung gibt es Fristen: Wenn der Prüfer z.B. um Stellungnahmen bittet oder Dokumente nachfordert, setzt er oft eine Frist („bitte bis zum XX.YY vorlegen“). Nehmen Sie diese ernst und bemühen Sie sich, Fristen einzuhalten oder rechtzeitig um Verlängerung zu bitten, falls Sie es nicht schaffen. Sonst droht wiederum das berühmte Verzögerungsgeld.

Warum sind Fristen & Meldungen so wichtig?

Zum einen natürlich, weil das Gesetz es verlangt und bei Verstößen Sanktionen drohen. Zum anderen fließt das Compliance-Verhalten in die Risikoeinschätzung durch die Finanzverwaltung ein. Ein Unternehmen, das ständig zu spät meldet, sticht eher hervor und wird evtl. bevorzugt geprüft. Hingegen ein Betrieb, der stets pünktlich ist und korrekte Meldungen abgibt, mag als weniger risikobehaftet gelten (garantiert ist das freilich nicht, aber es hilft).

Auch zeigt die Einhaltung der Pflichten dem Prüfer, dass Sie ordentlich arbeiten. Wenn er sieht, dass z.B. alle USt-Voranmeldungen der Prüfungsjahre fristgerecht und ohne Korrekturen abgeben wurden, geht er vielleicht schon mit der Erwartung heran, dass bei Ihnen vieles stimmt. Waren dagegen dauernd Berichtigungen nötig, wird er genauer hinsehen.

Abschließend ein Hinweis: Sollten Sie in einem Jahr mal eine Frist versäumt haben, können Sie im Nachhinein wenig ändern außer die Strafe zahlen und es als Lernlektion nehmen. Im Rahmen der Betriebsprüfung können solche Versäumnisse allenfalls am Rande thematisiert werden (etwa der Prüfer fragt, warum 2019 ein Verspätungszuschlag festgesetzt wurde). Er kann aber die verspätete Abgabe an sich nicht mehr sanktionieren – das ist bereits durch den Verspätungszuschlag passiert. Ihr Fokus sollte also darauf liegen, für künftige Zeiträume ordnungsgemäß zu arbeiten.

Ein guter Unternehmer-„Haushalt“ hält alle steuerlichen Termine im Kalender und arbeitet am besten mit einem Steuerberater zusammen, der an die wichtigsten Abgaben erinnert. So vermeiden Sie Ärger und treten einer eventuellen Betriebsprüfung von Anfang an mit besserer Ausgangsposition entgegen.

GoBD und digitale Aufbewahrung

Die GoBD – das steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – sind ein zentrales Regelwerk für die digitale Buchführung in Deutschland. Sie geben vor, wie elektronische Daten gehandhabt werden müssen, damit die Finanzbehörde sie akzeptiert. Wer diese Grundsätze nicht einhält, riskiert in der Betriebsprüfung Beanstandungen bis hin zur Verwerfung der Buchführung. Daher ist es wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben, denn auch die GoBD werden von Zeit zu Zeit aktualisiert.

Was besagen die GoBD grundsätzlich?

Die GoBD sind erstmals 2014 vom Bundesfinanzministerium erlassen worden (in Kraft seit 2015) und wurden Ende 2019 erstmals überarbeitet. Im Kern fordern sie, dass die Buchführung – egal ob auf Papier oder elektronisch – nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar, zeitgerecht und geordnet ist. Für die digitale Welt heißt das konkret zum Beispiel:

• Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden, ohne dass dies dokumentiert wird. Es muss ein Journal aller Änderungen geben oder das System verhindert Änderungen (bzw. kennzeichnet Stornobuchungen als solche). Excel-Tabellen als Buchhaltungstool sind z.B. kritisch, weil man sie jederzeit ändern kann ohne Spur – das wäre GoBD-widrig, wenn keine weiteren Kontrollen existieren.
• Protokollierung: Geschäftsvorfälle sind mit Buchungsdatum zu versehen, Änderungen müssen protokolliert werden. Elektronische Systeme haben dazu meist Log-Dateien.
• Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Daten müssen erfasst werden – nichts darf weggelassen werden. Bei elektronischer Kasse z.B. jede Transaktion.
• Zeitgerechte Erfassung: Bargeschäfte möglichst täglich, sonst innerhalb von 10 Tagen, und allgemein alle Buchungen zeitnah nach dem Entstehen. Man soll nicht monatelang Belege liegen lassen.
• Ordnung und Zuordnung: Jeder Beleg muss einer Buchung zugeordnet sein. Elektronische Belege sollen verknüpft sein mit den Buchungen (z.B. ein Scan einer Rechnung sollte dem Buchungssatz zugeordnet werden können). Eine durchdachte Kontenstruktur und aussagekräftige Buchungstexte sind Teil der Ordnung.

Aufbewahrungspflicht digitaler Unterlagen

Was elektronisch entstanden ist oder eingeht, muss elektronisch aufbewahrt werden – und zwar 10 Jahre lang, in lesbarer Form. Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung per E-Mail als PDF. Dann reicht es nicht, diese nur auszudrucken und das PDF zu löschen. Das Finanzamt erwartet, dass das originäre digitale Dokument aufbewahrt wird (z.B. im E-Mail-Archiv oder DMS), weil nur so alle Informationen (Metadaten, evtl. digitale Signaturen) erhalten bleiben. Ebenso müssen Kassendaten elektronisch vorgehalten werden, und zwar so, dass man sie in 5 oder 8 Jahren noch auswerten kann. Wenn Software oder Formate wechseln, muss man entweder Konvertierungen vorhalten oder alte Systeme betreiben können.

Verfahrensdokumentation

Ein integraler Bestandteil der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Darin beschreiben Sie, wie in Ihrem Unternehmen die Belege vom Eingang bis zur Archivierung durch das System fließen, wer was tut, welche Software genutzt wird, wie Änderungen nachvollziehbar sind, wie Daten gesichert werden etc. Es gibt kein festes Schema, aber der Grundsatz lautet: Der Betriebsprüfer soll sich anhand dieser Doku ein Bild machen können, ob alles ordnungsgemäß läuft. Fehlt eine Verfahrensdokumentation, ist das zwar kein formeller Mangel mit unmittelbarer Rechtsfolge (laut BMF), aber in der Praxis mittlerweile Standard, dass sie verlangt wird. Daher ist es für jeden Betrieb – auch kleine – sinnvoll, zumindest eine Kurz-Verfahrensdokumentation zu haben (z.B. 5-10 Seiten, je nach Komplexität).

Updates der GoBD und zeitliche Entwicklung

GoBD-Update 2019: Ende 2019 (gültig ab 2020) kam ein BMF-Schreiben, das einige Punkte präzisierte:

• Es erlaubte ausdrücklich mobiles Scannen von Belegen mit dem Smartphone, sofern die Qualität und Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Man kann also z.B. mit einer Scan-App Quittungen abfotografieren und digital ablegen; das Papier kann man unter bestimmten Voraussetzungen dann vernichten (ersetzendes Scannen), sofern eine Verfahrensdokumentation dies vorsieht
• Es betonte nochmals die Gleichwertigkeit von digital und Papier: Wer originär digitale Belege erhält, muss sie digital aufbewahren; bei Papierbelegen darf man sie einscannen und das Papier entsorgen, aber nur, wenn der Prozess gut dokumentiert ist und die Scans den Anforderungen entsprechen.
• Offene Technikfreiheit: Es wurde klargestellt, dass Unternehmen nicht verpflichtet sind, bestimmte Software oder Formate zu nutzen, solange die Daten für die Prüfung auswertbar sind. Allerdings wurden bestimmte veraltete Formate kritisch gesehen, z.B. sollten ASCII-Druckdateien vermieden werden. Der Standard für den Datenexport (sog. GDPdU-Datenstruktur, heute oft ZiSteuer-Format genannt) wurde weiterempfohlen.

GoBD-Update 2024: Das BMF hat mit Schreiben vom 11.03.2024 die GoBD erneut angepasst (gültig ab 1.4.2024). Die Änderungen basieren unter anderem auf einer Gesetzesänderung (§147 AO) im Zuge der EU-DAC7-Richtlinie. Wichtige Neuerungen:

• Datenüberlassung statt Datenträger: Bisher war in den GoBD von „Datenträgerüberlassung“ (Z3) die Rede, sprich man gibt dem Prüfer eine CD/USB. Im digitalen Zeitalter ist das nicht mehr zeitgemäß. Jetzt wurde der Begriff auf „Datenüberlassung“ verkürzt. Das heißt, es ist offiziell zulässig, dem Prüfer die Daten auch über eine Online-Plattform oder Cloud bereitzustellen. Das entsprach eh schon der gelebten Praxis, ist nun aber klar geregelt.
• Mobile Prüfer-Datennutzung: Es wurde geregelt, dass Finanzbeamte die mitgenommenen Daten auf ihren mobilen Geräten (Laptop) verarbeiten und speichern dürfen, egal wo der Einsatzort ist (Büro oder Homeoffice). Die Pflicht der Behörde, die Daten nach Abschluss der Prüfung zu löschen, bleibt bestehen. Dies ist eher eine Klarstellung der Behördenseite, für Unternehmen ändert sich dadurch wenig, außer dass man weiß: Ihre Daten könnten temporär auf den Geräten der Prüfer sein.
• Neuer Anhang (Schnittstellenstandard): Der GoBD wurde ein Anhang beigefügt, der Informationen zu einer einheitlichen Exportschnittstelle enthält. Hintergrund: Es soll in Zukunft ein Standardformat für Steuerdaten geben (§147b AO neu). Der Anhang nennt den aktuellen Beschreibungsstandard, der zwar noch freiwillig ist, aber empfohlen wird. Das Ziel ist eine Vereinheitlichung, damit Prüfer einfacher die Daten importieren können. Noch ist es freiwillig, aber es wird wohl der Weg in Richtung Pflichtstandard geebnet. Unternehmen und Softwarehersteller können sich daran orientieren, müssen aber nicht sofort umstellen.
• Veraltete Formate nicht mehr akzeptiert: Einige sehr alte Formate (z.B. EBCDIC aus Großrechnern, alte ASCII-Druckformate, bestimmte proprietäre Ausgaben) werden ab Ende 2024 nicht mehr unterstützt. Das heißt, wer noch mit steinalten Systemen arbeitet, muss vielleicht Konverter bereitstellen. Für die meisten modernen Betriebe ist das irrelevant, da gängige Formate wie CSV, XML, PDF, Excel etc. weiterhin zulässig sind.
• Lohnsteuer und andere Spezialfälle: Für Lohnsteuer-Außenprüfungen gibt es wohl ab 2024 einen verbindlichen Datenstandard (möglicherweise im Lohnbereich, vermutlich Datev LODAS-Format oder ähnliches – das geht aus dem Ausschnitt nicht ganz hervor, aber es wurde erwähnt). Dies zeigt: Man zieht die Zügel an, damit Daten gleich strukturiert geliefert werden können.

Die Finanzverwaltung modernisiert sich, und Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Software up-to-date ist und solche Exporte leisten kann. Wenn Sie z.B. eine veraltete Buchhaltungssoftware nutzen, prüfen Sie, ob sie die aktuellen GDPdU/GoBD-Anforderungen erfüllt (Stichwort: Schnittstelle und Datenausgabe). Sonst droht Stress in der Prüfung, weil Sie mühsam Daten aufbereiten müssen.

Digitale Aufbewahrung praktisch umsetzen

Für den Unternehmer heißt digitale Aufbewahrung:

• Archivierungssystem nutzen: Bewahren Sie digitale Dokumente strukturiert auf. Ideal ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS), in dem jedes Dokument einen Index bekommt und 10 Jahre unveränderbar gespeichert wird. Es gibt auch einfache Lösungen, z.B. geordnete Verzeichnisstrukturen mit klaren Dateinamen und Schreibschutz. Wichtig ist, dass nichts verloren geht und man es wiederfindet.
• E-Mails archivieren: Viele Rechnungen kommen per E-Mail. Nutzen Sie ein Mailarchiv oder speichern Sie solche E-Mails in Ihrem DMS. Löschen Sie keinesfalls solche E-Mails einfach nach dem Drucken. Prüfer könnten sonst annehmen, Sie hätten selektiv Dinge entfernt.
• Scannen mit Verstand: Wenn Sie Papierbelege einscannen und papierlos archivieren wollen (ersetzendes Scannen), brauchen Sie eine Verfahrensdoku, die das beschreibt: z.B. Scan in Farbe, manuelle Qualitätskontrolle, Indexierung, Original nach X Tagen Vernichtung. Halten Sie sich streng an dieses Verfahren. Der Prüfer kann Belege als nicht glaubhaft verwerfen, wenn der Scanprozess unsauber war.
• Regelmäßige Backups: Digitale Daten nützen nichts, wenn sie im Prüfungsfall weg sind (Servercrash etc.). Machen Sie regelmäßig Sicherungen Ihrer Buchführungsdaten und Archive, und bewahren Sie sie an getrenntem Ort auf. Auch das sollte in Ihrer Dokumentation stehen
• Zugriff sicherstellen: Im Prüfungsfall müssen Sie die Daten auslesen können. Testen Sie mindestens einmal im Jahr, ob Sie ältere Daten noch öffnen können. Beispiel: Sie haben 2015 Archiv-CDs erstellt – probieren Sie 2025, ob diese noch lesbar sind. Technik veraltet, Formate ändern sich; ggf. migrieren Sie Daten rechtzeitig in neue Systeme.

GoBD und Betriebsprüfung: Während der Prüfung wird der Prüfer ziemlich sicher nachfragen, ob das Unternehmen die GoBD kennt und umgesetzt hat. Wenn man ihn dann mit einer guten Verfahrensdoku begrüßen kann und die Datenübergabe professionell läuft, ist das schon die halbe Miete. Er merkt: Hier hat sich jemand vorbereitet, die Wahrscheinlichkeit schwerwiegender Verstöße ist gering. Umgekehrt, wenn auf Fragen nach Verfahrensabläufen nur Achselzucken kommt oder er merkt, Daten wurden manipuliert, schrillen die Alarmglocken.

Fazit zu GoBD: Halten Sie sich an die Devise „so viel Ordnung wie nötig, so wenig Chaos wie möglich“ in Ihren digitalen Prozessen. Dann sind GoBD keine Bürde, sondern gehen in Fleisch und Blut über. Aktualisieren Sie Ihr Wissen über Änderungen. Mit GoBD-konformer Buchführung sind Sie bestens gerüstet, denn Sie erfüllen damit genau die Anforderungen, die ein Betriebsprüfer voraussetzt.

Eine Betriebsprüfung muss kein Schreckgespenst sein. Mit sorgfältiger Vorbereitung, ordentlichen Aufzeichnungen und professioneller Unterstützung lässt sich die Prüfung in der Regel gut bewältigen. Wichtig ist, das Thema Steuern und Finanzamt-Korrespondenz ganzjährig ernst zu nehmen: Wer seine Buchführung laufend sauber hält, Fristen einhält und sich bei Unklarheiten beraten lässt, schafft die besten Voraussetzungen dafür, dass eine Steuerprüfung glatt durchläuft. Dieser Fachartikel hat gezeigt, welche Arten von Prüfungen es gibt, wie der Ablauf typischerweise ist und worauf Prüfer besonders achten – von der Kasse bis zur GoBD-konformen Archivierung. Nutzen Sie die Checklisten und Tipps, um im Ernstfall gewappnet zu sein. Bleiben Sie kooperativ und selbstbewusst im Umgang mit dem Finanzamt: Sie haben Rechte, aber kennen auch Ihre Pflichten. Sollte es doch zu Nachforderungen kommen, wissen Sie nun, wie Einspruch und Rechtsbehelfe funktionieren.

Letztlich gilt: Eine gute Vorbereitung ist die beste Verteidigung. Wenn Sie Ihr Unternehmen finanziell „im Griff“ haben und transparent arbeiten, brauchen Sie die Betriebsprüfung nicht zu fürchten. Und denken Sie immer daran – der Prüfer ist auch nur ein Mensch, der seine Arbeit macht. Je konstruktiver beide Seiten zusammenwirken, desto schneller ist das Kapitel Betriebsprüfung abgeschlossen und Sie können sich wieder voll Ihrem Tagesgeschäft widmen. Bei komplexen Fragen oder Unsicherheiten ziehen Sie frühzeitig Ihren Steuerberater hinzu, denn professionelle Unterstützung zahlt sich gerade bei diesem Thema aus. So wird aus der potenziell stressigen Finanzamt-Korrespondenz im besten Fall nur eine weitere Routineaufgabe, die Sie erfolgreich gemeistert haben.

Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf die Rechtslage in Deutschland und die Verhältnisse nach Gesetzeslage Stand März 2025. Änderungen in Gesetzen oder Verwaltungspraxis (z.B. GoBD-Updates, neue Prüfschwerpunkte) sind möglich. Bleiben Sie daher informiert – dann bleibt das Verhältnis mit dem Finanzamt auch bei Prüfungen weitgehend entspannt. Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen im Rahmen unserer Berufsberechtigung jederzeit gerne für eine persönliche Beratung zur Verfügung.