Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) & Sofortabschreibungen bei digitalen Wirtschaftsgütern

Unternehmer und Buchhaltungsverantwortliche stehen häufig vor der Frage, wie sie geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) optimal abschreiben können und welche Sonderregeln für digitale Wirtschaftsgüter gelten. In Deutschland gibt es klare Richtlinien, ab wann ein Wirtschaftsgut als geringwertig gilt und sofort abgeschrieben werden darf. Zusätzlich hat die Digitalisierung eine neue Sofortabschreibungsmöglichkeit für Computer, Software & Co. geschaffen und wird oft als „digitale AfA“ bezeichnet. Hier erfahren Sie, was unter digitale Wirtschaftsgüter fällt, wie Abschreibungsdauer und Nutzungsdauer geregelt sind, wie bei gemischt genutzten Gegenständen zu verfahren ist und welche steuerlichen Fallstricke es zu beachten gilt. Beispiele aus der Praxis, eine Checkliste und ein FAQ-Bereich runden den Fachartikel ab und bieten einen Mehrwert für Unternehmer: Sie erhalten konkrete Tipps, um Steuern zu sparen und gleichzeitig den Buchhaltungsaufwand gering zu halten.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Definition und Abschreibungsgrenzen

Was sind GWG?

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer betrieblichen Nutzung dienen. „Beweglich“ bedeutet, dass es sich nicht um Immobilien oder fest eingebaute Gegenstände handelt, sondern um Objekte, die man bewegen kann (z. B. Bürogeräte, Werkzeuge, Computer). Abnutzbar heißt, dass das Gut einem Wertverzehr durch Gebrauch unterliegt (anders als z. B. Grundstücke). Selbstständig nutzbar wiederum bedeutet, dass der Gegenstand für sich allein funktionsfähig ist – er benötigt keine anderen Geräte, um genutzt zu werden. Beispielsweise ist ein Laptop oder Smartphone selbstständig nutzbar, ein Monitor oder Drucker hingegen normalerweise nur zusammen mit einem Computer einsatzfähig (sofern es kein eigenständiges Kombigerät mit Kopierfunktion ist). Diese Kriterien müssen erfüllt sein, damit ein Gegenstand steuerlich als eigenständiges Wirtschaftsgut behandelt wird.

Wertgrenze für GWG:

Das wichtigste Kriterium ist der Anschaffungswert. Aktuell liegt die GWG-Wertgrenze bei 800 € netto (ohne Umsatzsteuer) pro Wirtschaftsgut. Bis Ende 2017 galt noch die niedrigere Grenze von 410 €; seit 1. Januar 2018 dürfen Unternehmen Anschaffungen bis 800 € netto sofort abschreiben (https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__6.html). Beispiel: Kauft ein Unternehmen einen Bürostuhl für 600 € (netto), gilt dieser als GWG und kann im Jahr der Anschaffung vollständig als Aufwand verbucht werden. Wichtig: Die 800-€-Grenze bezieht sich auf den Netto-Kaufpreis (ohne MwSt), sofern zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für nicht vorsteuerabzugsberechtigte (z. B. Kleinunternehmer) entspricht dies 800 € brutto; in dem Fall wäre z. B. ein Kaufpreis von 952 € inkl. MwSt gleichbedeutend mit 800 € netto.

Anschaffungen unter 250 €:

Noch einfacher ist es bei sehr geringem Wert. Wirtschaftsgüter bis 250 € netto müssen nicht aktiviert werden – sie können sofort als Betriebsausgabe gebucht werden, ohne in ein GWG-Verzeichnis aufgenommen zu werden. Solche Kleinstbeträge behandelt man quasi wie Büromaterial. Beispiel: Ein Unternehmer kauft einen Taschenrechner für 50 € netto – dieser Betrag wird direkt als Aufwand verbucht, und der Gegenstand taucht nicht im Anlageverzeichnis auf.

GWG zwischen 250 € und 800 €:

Für Anschaffungskosten über 250 € bis 800 € netto hat der Steuerpflichtige ein Wahlrecht: Er kann entweder das Gut als GWG sofort abschreiben (voller Abzug im Anschaffungsjahr) oder es über die gewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben (AfA). In der Praxis wird man in diesem Bereich meist die Sofortabschreibung wählen, um den Steuervorteil sofort zu nutzen. Allerdings ist dafür ein GWG-Verzeichnis notwendig: Alle GWG über 250 € müssen in einem besonderen Verzeichnis oder in der Buchführung so erfasst sein, dass Anschaffungsdatum und -kosten ersichtlich sind. Moderne Buchhaltungssoftware erledigt dies oft automatisch, indem sie GWG auf speziellen Konten verbucht.

Überblick GWG-Abschreibungsoptionen: In der folgenden Tabelle sind die Abschreibungsmöglichkeiten nach § 6 EStG zusammengefasst:

• Bis 250 € (netto): Sofortabschreibung ohne Verzeichnispflicht (direkt als Aufwand buchen).
• 250,01 € – 800 €: Wahlrecht: Sofortabschreibung (GWG) – mit Verzeichnis, oder Poolabschreibung (s. ).
• 800,01 € – 1.000 €: Kein GWG mehr. Hier optional Poolabschreibung möglich oder normale Abschreibung nach AfA-Tabelle.
• Über 1.000 €: Kein GWG – reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer (Aktivierung als Anlagegut).

Die Poolabschreibung (§ 6 Abs. 2a EStG) ist eine spezielle Methode für Anschaffungen bis 1.000 €. Dabei werden alle entsprechenden Güter eines Jahres in einem Sammelposten zusammengefasst und pauschal über 5 Jahre abgeschrieben. Jedes Jahr wird 20 % des ursprünglichen Poolwerts als Aufwand verbucht. Wichtig: Entscheidet man sich in einem Wirtschaftsjahr für die Bildung eines GWG-Pools, müssen alle in diesem Jahr angeschafften GWG bis 1.000 € netto in den Pool aufgenommen werden. Man kann dann nicht einige sofort abschreiben und andere poolen – die Wahl gilt einheitlich fürs ganze Jahr. Bei der Poolabschreibung ist es unerheblich, ob die Güter später verkauft oder ausgemustert werden; der Sammelposten wird planmäßig weiter abgeschrieben. Vorteil der Poollösung ist eine Verwaltungsvereinfachung, allerdings verliert man die Flexibilität der Einzelabschreibung. In Jahren mit hohen Gewinnen kann es z. B. attraktiver sein, einzelne GWG sofort voll abzuschreiben, um den Gewinn zu drücken, statt sie in den 5-Jahres-Pool zu packen.

Praxisbeispiel GWG vs. normale AfA:

Ein kleiner Handwerksbetrieb schafft 2025 mehrere Arbeitsmittel an:

• Eine Bohrmaschine für 700 € netto: beweglich, abnutzbar, selbstständig nutzbar. Liegt unter 800 € und erfüllt die GWG-Kriterien. Der Betrieb kann die 700 € noch 2025 vollständig als Betriebsausgabe absetzen.
• Einen Industrie-Staubsauger für 900 € netto: beweglich, abnutzbar, selbstständig nutzbar, aber über der GWG-Grenze. Hier stehen zwei Wege offen: Entweder der Betrieb wählt die Poolabschreibung und schreibt den Sauger zusammen mit etwaigen weiteren <1.000 €-Anschaffungen über 5 Jahre ab (jedes Jahr 180 €), oder er aktiviert das Gerät normal und schreibt es gemäß AfA-Tabelle ab (angenommene Nutzungsdauer z. B. 5 Jahre → 20 % = 180 € jährlich). Da in diesem Beispiel keine anderen relevant teuren Kleingüter anfallen, und die Nutzungsdauer zufällig auch 5 Jahre beträgt, macht es kaum einen Unterschied. Hätte der Sauger jedoch z. B. eine übliche Nutzungsdauer von 8 Jahren, wäre die 5-Jahres-Poolabschreibung günstiger als die reguläre 8-Jahres-AfA.
•  Büromaterial für 150 € netto (Papier, Ordner etc.): fällt unter 250 €, wird direkt als Aufwand gebucht, keine Aktivierung erforderlich.

Das Beispiel zeigt: Güter bis 800 € lassen sich sofort abschreiben und vermindern direkt den Gewinn im Anschaffungsjahr. Liegt der Wert höher, greift normalerweise die planmäßige Abschreibung über mehrere Jahre. Allerdings ermöglicht die Pool-Variante auch für den Bereich 800–1.000 € eine gleichmäßige 5-Jahres-Abschreibung, die insbesondere bei vielen Kleingütern sinnvoll sein kann.

Sofortabschreibung vs. reguläre Abschreibung (AfA)

Reguläre Abschreibung (AfA):

Grundsätzlich müssen alle betrieblichen Anlagegüter, die nicht als GWG durchgehen, über ihre voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die AfA-Tabellen geben für nahezu alle Wirtschaftsgüter eine typischen Nutzungsdauer vor. Zum Beispiel beträgt die Abschreibungsdauer für Büromöbel typischerweise 13 Jahre, für einen Firmen-PKW 6 Jahre und für Computer in der Regel 3 Jahre. Über diese Nutzungsdauer wird der Anschaffungswert mittels linearer Abschreibung verteilt. D.h. jedes Jahr wird ein gleichbleibender Prozentsatz abgeschrieben (bei 3 Jahren z. B. 33⅓ % pro Jahr). Es gibt auch andere Abschreibungsmethoden: Bei der degressiven Abschreibung (falls vom Gesetz erlaubt, z. B. zeitweise als Investitionsanreiz) wird anfangs ein höherer Prozentsatz abgeschrieben, der dann sinkt. Bei der leistungsabhängigen Abschreibung richtet sich der Abschreibungsbetrag nach der Nutzung oder Leistung (z. B. Kilometerleistung bei Fahrzeugen). Im Normalfall kommt aber die lineare Abschreibung zum Einsatz.

Sofortabschreibung:

Demgegenüber steht die Sofortabschreibung, bei der die Anschaffungskosten komplett im Jahr der Anschaffung als Aufwand verbucht werden. Das erhöht im Anschaffungsjahr die Betriebsausgaben stark (und senkt den Gewinn entsprechend stärker), während in den Folgejahren keine Abschreibungsbeträge mehr anfallen. Die Vorteile der Sofortabschreibung: Der Verwaltungsaufwand sinkt, da keine jahrelange Abschreibung verfolgt werden muss, und die Steuerlast kann im Anschaffungsjahr spürbar gemindert werden – was insbesondere in Gewinnjahren sinnvoll ist, um Liquidität zu schonen. Nachteile: In den Folgejahren fehlen die sonst üblichen AfA-Beträge als gewinnmindernder Posten, was dort zu höherem Gewinn (und damit Steuerbelastung) führen kann. Es handelt sich also um einen Timing-Effekt. Unternehmer sollten diesen Effekt bei ihrer Steuerplanung berücksichtigen.

GWG und Sofortabschreibung:

Die GWG-Regelung ist im Grunde eine gesetzliche Ausnahme, die eine Sofortabschreibung für geringfügige Anlagegüter ermöglicht. Dadurch müssen Unternehmen nicht jeden geringwertigen Gegenstand über Jahre abschreiben. Wichtig ist, dass man die formalen Vorgaben einhält; insbesondere die Dokumentation im GWG-Verzeichnis für Güter >250 € um die Sofortabschreibung bei einer Betriebsprüfung nachweisen zu können.

Abgrenzung GWG vs. Betriebsausgabe:

Nicht jedes preiswerte Gut ist automatisch ein GWG. Verbrauchsgüter (wie Büromaterial, Reinigungsmittel etc.) werden gar nicht als Anlagevermögen erfasst, sondern direkt als Betriebsausgabe behandelt. GWG sind demgegenüber Anlagevermögen, das prinzipiell länger genutzt wird, aber aufgrund des geringen Werts sofort abgeschrieben werden darf. Ein zu 100 % privat angeschaffter Gegenstand (z. B. ein reines Privat-Handy) ist natürlich kein Betriebsvermögen und damit auch kein GWG im steuerlichen Sinne.

Digitale Wirtschaftsgüter und die „Digital-AfA“ (1-Jahres-Abschreibung)

Die rasche technologische Entwicklung hat den Gesetzgeber veranlasst, für Computer und Software eine verkürzte Abschreibungsdauer einzuführen. Seit dem Jahr 2021 gilt: Bestimmte digitale Wirtschaftsgüter können mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von nur einem Jahr angesetzt werden. Das bedeutet, sie können im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden – unabhängig von den Anschaffungskosten. Diese Regelung wird häufig als „digitale Abschreibung“ oder Digital-AfA bezeichnet, offiziell handelt es sich aber um keine neue Abschreibungsmethode im rechtlichen Sinne, sondern um eine geänderte Nutzungsdauer. Die Finanzverwaltung hat klargestellt: Die 1-Jahres-Abschreibung der digitalen Güter ist keine Sonderabschreibung und keine neue AfA-Methode, sondern erfolgt nach den normalen AfA-Regeln (§ 7 Abs. 1 EStG). Lediglich mit der angesetzten Nutzungsdauer von einem Jahr. Damit entspricht sie technisch einer linearen Abschreibung über 12 Monate, was wirtschaftlich einer Sofortabschreibung gleichkommt.

Hintergrund: Früher mussten Computerhardware und Standard-Software meist über 3 Jahre abgeschrieben werden. Dies war in AfA-Tabellen so vorgesehen. Angesichts immer schnellerer Innovationszyklen erschien diese Dauer aber zu lang. Mit BMF-Schreiben vom 26.02.2021 (und einem Aktualisierungsschreiben vom 22.02.2022) wurde festgelegt, dass Computer, Computerzubehör und Software fortan als eigenständige Gruppe digitaler Wirtschaftsgüter eine Nutzungsdauer von 1 Jahr haben dürfen. Geltung: Diese Regel kann für alle Anschaffungen angewendet werden, die in Wirtschaftsjahren mit Ende nach dem 31.12.2020 liegen. Also praktisch für Anschaffungen ab 1. Januar 2021. Sogar der Restbuchwert bereits früher gekaufter Computer/Software durfte im Jahr 2021 vollständig abgeschrieben werden. Damit wurde ein investitionsfreundlicher Impuls gesetzt.

Welche Wirtschaftsgüter gelten als „digital“?

Die Regelung umfasst im Wesentlichen Computerhardware und Betriebs- und Anwendersoftware. Laut BMF-Schreiben zählen zur Computerhardware sämtliche Geräte einer PC-Anlage und deren Peripherie. Konkret genannt werden z. B.:

• Stationäre Computer: Desktop-PCs, Workstations, kleine Server
• Mobile Computer: Notebook/Laptop, Tablet, mobile Workstation, Thin Clients.
• Peripheriegeräte: Monitor, Display, Beamer, Drucker (Laser/Tinte/Nadel), Scanner, Kamera, Tastatur, Maus, Grafik-Tablett, Mikrofon, Headset, Lautsprecher.
• Externe Speichergeräte: Externe Festplatten, optische Laufwerke (DVD/CD), USB-Sticks, Backup-Streamer.
• Zubehör: Dockingstationen, externe Netzteile etc., soweit zur Computeranlage gehörig.

Zur Software zählen Betriebssysteme und Anwendungssoftware zur Datenverarbeitung. Darunter fallen z. B. Office-Programme, Buchhaltungssoftware, ERP-Software, Grafikprogramme usw., unabhängig davon, ob sie auf Datenträger oder per Download geliefert werden. Wichtig: Auch Lizenzgebühren oder Nutzungsrechte an Software, die gekauft werden, fallen hierunter.

Nicht umfasst sind typischerweise Telekommunikationsgeräte wie Smartphones oder klassische Telefonanlagen. Diese werden von der Finanzverwaltung nicht unter „Computerhardware“ eingeordnet. Für ein Smartphone gilt daher weiterhin die reguläre AfA (typisch 5 Jahre Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle) oder die GWG-Regel, falls der Preis unter 800 € liegt. Ein Tablet hingegen zählt als Notebook/Tablet-Computer und fällt in die digitale AfA-Regel. Die Abgrenzung kann im Einzelfall schwierig sein (ein Tablet mit SIM-Karte vs. ein großes Smartphone). Im Zweifel sollte man sich an der BMF-Liste orientieren oder den Steuerberater fragen. Generell sind mobile Geräte mit vollwertigem Betriebssystem (Tablet, Laptop) begünstigt, während reine Kommunikationsgeräte (Smartphone) nicht ausdrücklich genannt sind.

Vorteile der Digital-AfA:

Die Anschaffungskosten digitaler Wirtschaftsgüter können im Jahr der Anschaffung vollständig gewinnmindernd berücksichtigt werden. Dabei spielt der Kaufpreis keine Rolle – ob ein 300 €-Tablet oder ein 3.000 €-High-End-Server: Beides darf im Anschaffungsjahr auf 0 € abgeschrieben werden. Das verschafft Unternehmen Steuererleichterung und Liquiditätsvorteile, insbesondere angesichts der schnellen Wertminderung von IT-Geräten. Zudem entfällt die Notwendigkeit, z. B. über drei Jahre Abschreibungspläne zu führen. Verwaltungsaufwand und Dokumentation beschränken sich darauf, den Gegenstand im Anlagenverzeichnis aufzunehmen und die Abschreibung in der Buchführung korrekt zu verbuchen.

Wahlrecht: Die Anwendung der 1-Jahres-Abschreibung für digitale Güter ist optional (Wahlrecht), kein Zwang. Ein Unternehmen kann also beispielsweise einen teuren Server weiterhin über die herkömmlichen 3 Jahre abschreiben, wenn es das für seine Zwecke (z. B. zur Glättung von Gewinnen) besser findet. In der Steuerbilanz darf man 1 Jahr ansetzen, aber in der Handelsbilanz muss ggf. eine realistischere Nutzungsdauer gewählt werden:  diese Differenz ist durch steuerliche Mehr-Weniger-Rechnung auszugleichen. Für kleine Betriebe, die nur eine Steuerbilanz (EÜR oder einfache Buchführung) führen, spielt das keine Rolle. Kapitalgesellschaften hingegen müssen beachten, dass die Digital-AfA rein steuerlich motiviert ist und handelsrechtlich oft eine längere Abschreibung angesetzt wird. Dies kann zu temporären Bilanzunterschieden führen, was aber durch Ansatz unterschiedlicher Nutzungsdauern gelöst wird.

Beispiel digitale Sofortabschreibung:

Ein mittelständisches Unternehmen schafft im Jahr 2025 umfangreich Hardware an:

• Server-Anlage für 5.000 €: Der Server (als „Small-Scale-Server“ klassifiziert) fällt unter die digitalen Wirtschaftsgüter. Nach der neuen Regel kann der gesamte Betrag von 5.000 € in der Steuerbilanz 2025 abgeschrieben werden. Ungeachtet des hohen Betrags: In der Handelsbilanz könnte man z. B. 3 Jahre ansetzen, was einen aktiven Unterschied ergibt (steuerliche Sofortabschreibung vs. handelsrechtliche Verteilung).
• Laptops für Mitarbeiter, Stückpreis 1.200 €: Auch die Laptops zählen als begünstigte digitale Güter. Jeder Laptop wird 2025 mit 1.200 € Abschreibung erfasst (sofern überwiegend betrieblich genutzt, siehe nächster Abschnitt).
• Smartphone für 900 €: Dieses liegt über 800 €, ist aber kein begünstigtes digitales Wirtschaftsgut. Es ist damit kein GWG und nicht digital sofort abschreibbar. Der Betrieb muss das Smartphone regulär über die Nutzungsdauer abschreiben. Da Smartphones typischerweise in 5 Jahren abgeschrieben werden, sind jährlich 180 € AfA anzusetzen. Allerdings hätte der Betrieb hier auch anders planen können: Wäre das Gerät für 800 € oder weniger angeschafft worden, hätte es als GWG sofort abgesetzt werden können. Alternativ hätte man statt eines Smartphones vielleicht ein kleines Tablet beschaffen können, das (bei ähnlichem Preis) unter die Digital-AfA fällt und damit in einem Jahr abgeschrieben werden darf. Dieses Beispiel verdeutlicht, dass es manchmal Gestaltungsspielräume gibt, welche genutzt werden können, um steuerlich günstiger abzuschreiben.

Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter (betriebliche und private Nutzung)

In vielen Unternehmen werden Wirtschaftsgüter angeschafft, die teilweise privat und teilweise betrieblich genutzt werden – etwa Handys, Laptops oder Fahrzeuge, die dem Unternehmer oder Mitarbeitern auch privat zur Verfügung stehen. Steuerlich spricht man hier von gemischt genutzten Wirtschaftsgütern. Die Abschreibung und Behandlung solcher Güter hängt vom Ausmaß der betrieblichen Nutzung ab.

Überwiegend betriebliche Nutzung (>50 %):

Beträgt die betriebliche Nutzung mehr als 50 %, so wird das Wirtschaftsgut in der Regel dem Betriebsvermögen zugeordnet (notwendiges Betriebsvermögen). In diesem Fall kann es – wie rein betriebliche Güter – abgeschrieben werden. Allerdings dürfen nur die anteiligen Kosten entsprechend dem betriebslichen Nutzungsanteil steuerlich geltend gemacht werden. Das heißt, man ermittelt einen Prozentsatz der Nutzung (etwa anhand eines Nutzungsprotokolls oder glaubhaften Schätzwerts) und setzt nur diesen Anteil der AfA bzw. Sofortabschreibung an. Beispiel: Ein Laptop wird zu 60 % für die Firma und zu 40 % privat genutzt. Bei Anwendung der Digital-AfA (1 Jahr) könnte im Anschaffungsjahr 60 % der Kosten abgeschrieben werden; die restlichen 40 % stellen einen Privatanteil dar, der nicht abzugsfähig ist. Entsprechend würde bei einer 3-Jahres-AfA jedes Jahr 60 % des regulären Abschreibungsbetrags als Aufwand gebucht.

Nachweispflicht: Bei gemischter Nutzung verlangt das Finanzamt oft einen Nachweis der betrieblichen Nutzung. Dies kann z. B. ein Kilometerbuch bei Fahrzeugen sein oder eine schriftliche Bestätigung/Übersicht bei digitalen Geräten (z. B. dass ein bestimmtes Handy hauptsächlich für Geschäftstelefonate genutzt wird). Wichtig ist, dass die überwiegende betriebliche Nutzung plausibel dargelegt wird, sonst könnte der Gegenstand als Privatvermögen angesehen werden und die Abschreibung insgesamt verwehrt werden.

Gewillkürtes Betriebsvermögen (10 % – 50 % betrieblich):

Liegt die betriebliche Nutzung in einer Grauzone (zum Beispiel 30 % betrieblich, 70 % privat), handelt es sich nicht um überwiegend betriebliches Gut. Bei Selbstständigen besteht hier ein Wahlrecht, das Gut dem Betriebsvermögen zuzurechnen („gewillkürtes Betriebsvermögen“ ab ca. 10% betrieblicher Nutzung) oder es privat zu belassen. Wird es dem Betriebsvermögen zugeordnet, kann auch in diesem Fall nur der betriebliche Anteil abgeschrieben werden. Wird es im Privatvermögen belassen, können ggf. anteilige Kosten als Betriebsausgaben (bzw. Werbungskosten bei Arbeitnehmern) geltend gemacht werden, aber keine Abschreibung im klassischen Sinne in der Buchführung. In der Praxis ordnen Unternehmer teurere gemischt genutzte Gegenstände (wie Fahrzeuge, teure Elektronik) oft dem Betriebsvermögen zu, um zumindest den betrieblichen Anteil abschreiben zu können, zumal die private Mitbenutzung dann meist als Privatentnahme versteuert oder pauschal (z. B. 1%-Regel beim Kfz) abgerechnet wird.

Überwiegend private Nutzung (<50 %):

Dominiert die private Nutzung, gehört das Wirtschaftsgut nicht ins Betriebsvermögen. Es kann dann nicht planmäßig abgeschrieben werden. Selbstverständlich können dann auch keine GWG- oder Digital-AfA-Vorteile genutzt werden, da das Objekt steuerlich als Privatanschaffung zählt. Allenfalls Arbeitsmittel-Pauschalen oder Werbungskostenabzug kämen für Arbeitnehmer in Frage, was jedoch ein anderes Thema ist.

Gemischt genutzte Güter erfordern besondere Sorgfalt. Dokumentieren Sie die Nutzung möglichst genau und legen Sie eine betriebliche Nutzungsvereinbarung fest (etwa im Überlassungsvertrag für ein Firmenhandy, das privat mitbenutzt werden darf). So können Sie im Zweifel belegen, welcher Anteil als betrieblich veranlasst anzusehen ist. Denken Sie daran, dass mehr als 50 % betrieblich erforderlich sind, damit das Finanzamt Ihnen das Gut als abschreibungsfähig anerkennt. Ansonsten droht die Aberkennung der Abschreibung oder eine Aufteilung.

Steuerliche Fallstricke und Tipps bei GWG & Sofortabschreibungen

Die GWG- und Digital-AfA-Regelungen bieten erhebliche Erleichterungen, bringen aber auch einige Fallstricke mit sich. Im Folgenden werden typische Fehler und wichtige Hinweise zusammengestellt:

• Wahl der Abschreibungsmethode: Entscheiden Sie bewusst, ob Sie GWG-Sofortabschreibung oder Poolabschreibung nutzen wollen. Denken Sie daran, dass Sie pro Wirtschaftsjahr nur eine Variante wählen können. Ein häufiger Fehler ist es, einzelne Anschaffungen fälschlich sofort abzuschreiben, obwohl man andere Güter desselben Jahres in den Sammelposten genommen hat – das ist nicht zulässig. Planen Sie also im Voraus: In Jahren mit vielen Anschaffungen unter 1.000 € kann der Sammelposten sinnvoll sein; in anderen Jahren lohnt sich eher die Einzelabschreibung jedes GWG.
• Dokumentationspflichten: Auch wenn GWG geringwertig sind, verlangt das Finanzamt Aufzeichnungen. Sorgen Sie dafür, dass für alle GWG zwischen 250 € und 800 € ein GWG-Verzeichnis geführt wird. Moderne Buchhaltungsprogramme markieren GWG-Buchungen entsprechend; prüfen Sie aber, ob im Falle einer Prüfung alle notwendigen Angaben (Anschaffungsdatum, Kosten, Bezeichnung des Guts) ersichtlich sind. Bei digitalen Wirtschaftsgütern sollten Sie festhalten, wann die betriebsbereite Inbetriebnahme erfolgte (da ab diesem Zeitpunkt die Abschreibung gilt). Bewahren Sie zudem Rechnungen und Lieferscheine als Nachweis auf. Bei gemischter Nutzung erstellen Sie idealerweise eine interne Nutzungsvereinbarung oder Protokoll, das den privaten Anteil ausweist.
• Grenzfälle richtig behandeln: Achten Sie genau auf die Preisgrenzen. 800,00 € netto ist die magische Zahl. Bereits 800,01 € schließen die GWG-Sofortabschreibung aus. Hier können kleine Gestaltungen helfen: Eventuell lässt sich ein Mengenrabatt verhandeln, um unter der Grenze zu bleiben, oder Sie beschaffen zwei Gegenstände getrennt statt ein teureres Kombigerät. Nutzen Sie auch die Möglichkeit des Investitionsabzugsbetrags (IAB): Wenn Sie im Vorjahr einen IAB (bis zu 40 % der Investitionskosten) gebildet haben, reduziert dieser die Anschaffungskosten für das Wirtschaftsgut. Dadurch kann es sein, dass Sie dank IAB unter die GWG-Grenze von 800 € rutschen und somit doch eine Sofortabschreibung möglich ist.
• Kein „Splitting“ von Wirtschaftsgütern: Sie dürfen nicht ein einheitliches Wirtschaftsgut künstlich in Einzelteile aufteilen, um die GWG-Grenze zu umgehen. Beispiel: Ein Computer für 1.200 € besteht aus mehreren Komponenten und trotzdem ist er als ein Wirtschaftsgut anzusehen und überschreitet 800 €. Sie können also nicht einfach Bildschirm, Rechner, etc. einzeln ansetzen, sofern sie zusammen gekauft wurden und typischerweise eine Einheit bilden. Umgekehrt dürfen Sets aus mehreren selbstständigen Teilen getrennt bewertet werden, wenn jedes Teil für sich nutzbar ist. Beispiel: Kauf eines Schreibtisch-Sets (Tisch + Stuhl für zusammen 900 €), hier können Tisch und Stuhl getrennt betrachtet werden (je 450 €) und wären beide unter 800 € GWG-fähig.
• Private Nutzung korrekt erfassen: Bei gemischt genutzten Gütern wird oft vergessen, den Privatanteil als Einnahme oder Entnahme zu verbuchen. Wenn z. B. ein digital abgeschriebener Laptop zu 30 % privat genutzt wird, dürfen auch nur 70 % der Kosten abgeschrieben werden. Der Rest ist keine Betriebsausgabe. Unterbleibt diese Korrektur, würde der Betriebsprüfer den Ansatz wahrscheinlich berichtigen. Bei Firmenwagen erfolgt das typischerweise über die 1%-Methode oder Fahrtenbuch; bei Geräten sollte man den Privatanteil z. B. als geldwerten Vorteil (bei Arbeitnehmern) oder Privateinlage/Entnahme (bei Unternehmern) berücksichtigen.
• Verbleib von abgeschriebenen Gütern: Ist ein Wirtschaftsgut vollständig abgeschrieben, bleibt es dennoch im Anlagevermögen mit Buchwert 1 € oder 0 € stehen, bis es aus dem Betrieb ausscheidet. Entsorgen oder verkaufen Sie ein solches Gut, gibt es Besonderheiten: Ein Verkaufserlös eines voll abgeschriebenen Gegenstands ist voll als Gewinn zu versteuern, da der Buchwert 0 ist. Beispiel: Ein Laptop (über Digital-AfA abgeschrieben) wird im Jahr nach der Anschaffung für 200 € verkauft – dieser Betrag erhöht als Erlös den Gewinn. Bei Entnahme für Privat ist der Teilwert anzusetzen. Es lohnt sich also zu prüfen, ob man Güter nach Abschreibung noch verkauft oder besser weiter im Betrieb nutzt. Für die Nutzungsdauer spielt es keine Rolle, ob etwas abgeschrieben ist – ein funktionsfähiger, aber abgeschriebener Gegenstand kann natürlich weiter genutzt werden, er bringt nur keine weiteren Abschreibungsvorteile mehr.
• Handelsbilanz vs. Steuerbilanz: Bei Kapitalgesellschaften oder bilanzierenden Kaufleuten gilt es, die Maßgeblichkeitsprinzip zu beachten. Die Digital-AfA ist eine rein steuerliche Erleichterung; handelsrechtlich muss aber ein ordnungsmäßiger Wertansatz erfolgen. Das kann bedeuten, dass Sie in Ihrer Handelsbilanz einen Computer nach wie vor mit 3 Jahren ansetzen, während Sie steuerlich 1 Jahr nutzen. Dies führt zu Abweichungen (latenten Steuern), die allerdings in Kauf genommen werden können, um den steuerlichen Vorteil zu realisieren. In vielen Fällen, insbesondere bei kleinen Personengesellschaften und Einzelunternehmen, ist dies unproblematisch, da diese oft nur steuerlich gerechnet wird (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Steuerbilanz). Seien Sie sich dieses Unterschieds aber bewusst, falls Sie z. B. einen handelsrechtlichen Jahresabschluss nach HGB erstellen müssen.

Tipp: Erstellen Sie eine Checkliste für Anschaffungen am Jahresanfang: Prüfen Sie für jeden Kauf, ob GWG- oder Digital-AfA-Regelungen greifen, ob ein Sammelposten gebildet werden soll und wie die private Mitbenutzung gehandhabt wird. So behalten Sie den Überblick und schöpfen alle steuerlichen Abschreibungsmöglichkeiten optimal aus.

Checkliste: GWG und digitale Abschreibung optimal nutzen

• Anschaffungskosten prüfen: Liegt der Netto-Kaufpreis ≤ 800 €, qualifiziert das Gut als geringwertiges Wirtschaftsgut. Bis 250 € können Sie es direkt als Aufwand buchen; zwischen 250 € und 800 € besteht Wahlrecht auf Sofortabschreibung (GWG).
• GWG-Verzeichnis führen: Listen Sie alle GWG >250 € mit Kaufdatum, Bezeichnung und Kosten im GWG-Verzeichnis auf (oder stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung diese Infos hergibt). So erfüllen Sie die Nachweispflicht mühelos.
• Pool oder nicht?: Entscheiden Sie zu Jahresbeginn, ob Sie ggf. einen Sammelposten (Pool) nach § 6 Abs. 2a EStG nutzen wollen. Wenn ja, denken Sie daran, dass alle Käufe bis 1.000 € des Jahres in den Pool mü Diese Entscheidung sollten Sie von der Anzahl und Höhe der erwarteten Anschaffungen abhängig machen.
• Digitale Wirtschaftsgüter identifizieren: Prüfen Sie, ob das Gut ein Computer, Peripheriegerät oder Software ist, das unter die 1-Jahres-Digital-AfA fällt. Ist dies der Fall, können Sie unabhängig vom Preis eine Nutzungsdauer von 1 Jahr Überlegen Sie, ob Sie dieses Wahlrecht nutzen möchten (steuerlicher Vorteil im Anschaffungsjahr) oder ob Sie es ausnahmsweise verstreichen lassen, um in Folgejahren noch Abschreibungen zu haben.
• Nutzungsdauer ansetzen: Falls keine Sofortabschreibung (GWG oder digital) möglich oder gewünscht ist, verwenden Sie die amtliche AfA-Tabelle für die Nutzungsdauer. Beachten Sie aber: Sie dürfen auch eine kürzere Nutzungsdauer glaubhaft machen, wenn das in der Branche üblich ist. Beispiel: Smartphones stehen zwar mit 5 Jahren in mancher AfA-Tabelle, aber wenn Sie nachweisen können, dass im Betrieb alle 3 Jahre ersetzt wird, akzeptiert das Finanzamt oft 3 Jahre.
• Überwiegende betriebliche Nutzung: Stellen Sie bei gemischt genutzten Anschaffungen sicher, dass die betriebliche Nutzung >50 % beträgt, damit Sie sie überhaupt als Betriebsvermögen abschreiben können. Dokumentieren Sie den Nutzungsmix (z.  Diensthandy: ca. 70 % geschäftlich, 30 % privat laut Einzelverbindungsnachweisen) und bewahren Sie diese Unterlagen auf.
• Privatanteil berücksichtigen: Kalkulieren Sie den Privatanteil bei gemischter Nutzung und buchen Sie ihn korrekt. Das kann über separate Aufwandskürzung oder Privatentnahme erfolgen. Wichtig ist, dass nur der betriebliche Teil der Kosten in der Buchhaltung als Abschreibung auftaucht.
• Belege und Buchung: Buchen Sie GWG und digital abgeschriebene Güter auf die dafür vorgesehenen Konten (z.  „Abschreibung auf GWG“ für Sofortabschreibung von GWG; „Abschreibungen auf Sachanlagen“ für reguläre AfA). Kontrollieren Sie am Jahresende, ob alle Abschreibungen vorgenommen wurden (gerade bei der 1-Jahres-AfA darf man nicht vergessen, den vollen Betrag abzuschreiben, auch wenn das Gut vielleicht erst im Dezember gekauft wurde – die volle AfA ist zulässig!).
• Verkäufe und Entnahmen: Beobachten Sie abgeschriebene Güter weiter. Bei Verkauf eines abgeschriebenen Gegenstands buchen Sie den Erlös als sonstige Erlöse, bei Entnahme für private Zwecke müssen Sie den Gegenstand zum Teilwert erfassen und ebenfalls als Ertrag behandeln. Diese Posten werden in der Hektik leicht übersehen, können aber bei Prüfung auffallen.
• Beratung nutzen: Im Zweifelsfall ziehen Sie einen Steuerberater Insbesondere wenn es um Grenzfälle wie immaterielle Güter (Software als GWG?), unterschiedliche Bilanzansätze oder die optimale Strategie zur Abschreibung geht. Die Regeln ändern sich mitunter (z. B. war die Erhöhung der GWG-Grenze politisch im Gespräch) und ein aktueller Rat stellt sicher, dass Sie auf dem neuesten Stand sind.

Mit dieser Checkliste sind Sie gerüstet, um geringwertige und digitale Wirtschaftsgüter steuerlich optimal zu behandeln. So sparen Sie Steuern, vereinfachen Ihre Buchführung und vermeiden teure Fehler.

Fazit

Geringwertige Wirtschaftsgüter und digitale Abschreibungen bieten Unternehmen in Deutschland attraktive Möglichkeiten, Investitionen sofort oder schneller steuerlich geltend zu machen. GWG bis 800 € netto können im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden, was insbesondere bei vielen kleinen Anschaffungen die Verwaltung vereinfacht und Liquidität schont. Die seit 2021 geltende digitale AfA geht noch einen Schritt weiter: Computer, Laptops, Tablets, Peripheriegeräte und Software können unabhängig vom Preis schon in einem Jahr abgeschrieben werden – ein großer Vorteil im Zuge der Digitalisierung, der Unternehmen hilft, mit dem rasanten technologischen Wandel Schritt zu halten. Dabei bleibt es dem Unternehmer überlassen, diese Wahlrechte zu nutzen oder auf traditionelle Abschreibungsmethoden zu setzen, um z. B. Gewinne gleichmäßiger zu verteilen.

Wichtig ist, die Grenzen und Bedingungen genau zu kennen: Die 800-€-Grenze für GWG, die Vorschriften zur Poolabschreibung und die Erfordernisse bei gemischter Nutzung sollten stets beachtet werden. Mit der richtigen Planung – unterstützt durch Checklisten, Praxisbeispiele und ggf. steuerliche Beratung – lässt sich die sofortige Abschreibung gezielt einsetzen, um Steuervorteile auszuschöpfen, ohne in Fallstricke zu tappen. Im Ergebnis profitieren gerade kleine und mittlere Unternehmen von den GWG- und Digital-AfA-Regelungen: Investitionen in Büroausstattung und IT lassen sich steuerlich effizient abbilden, was letztlich die Wettbewerbsfähigkeit erhöht und finanzielle Spielräume für neue Anschaffungen schafft.